Herhuisvesting gaat gepaard met vele veranderingen, zoals je al hebt kunnen lezen in het artikel: herhuisvesting & interne communicatie. Naast het informeren van de interne publieksgroepen dien je ook de buitenwacht te informeren. In dit artikel komt de externe communicatie bij herhuisvesting aan bod.

Richting geven
Naast de broodnodige aandacht voor de interne communicatie, heeft jouw organisatie er direct belang bij ook de buitenwereld te informeren over hetgeen je van plan bent. De ervaring leert dat wanneer er een bericht in bijvoorbeeld Vastgoedmarkt gestaan heeft met betrekking tot de aanhuur of -koop van een pand, een groot deel van acquirerend Nederland zal proberen producten en/of diensten aan je te verkopen: interieurontwerpers, tapijtleveranciers, facilitaire aanbieders, automatiseerders enz. Door bijvoorbeeld het plaatsen van een bouwbord waarop de naam van jouw huisvestingsadviseur vermeld staat, zal de stroom directe telefoontjes naar jouw organisatie afnemen; verkopende partijen weten dat het aanspreekpunt niet binnen de eigen organisatie ligt maar bij het projectmanagementbureau. Dit komt ten goede aan de kwaliteit van het inkoopmanagement. Daarnaast wordt het (ver)bouw- en inkoopproces niet verstoord. Door zelf het initiatief tot communicatie te nemen bent u in staat de uitingen te kanaliseren en bovendien kun je er, door er een stempel op te drukken, de door jou gewenste uitstraling aangeven.

Middelenkeuze ten behoeve van de externe communicatie
Het plaatsen van een boodschap op een bouwbord gaat relatief snel en gemakkelijk, maar is ook vrij onpersoonlijk. Het is dus van belang een bewuste keuze te maken en verschillende middelen af te wisselen (kies bijvoorbeeld voor een mix waarin zowel een nieuwsbrief voor omwonenden, persberichten als een boodschap op internet vertegenwoordigd zijn). Verzeker je je er daarnaast altijd van dat alle informatie die naar buiten gecommuniceerd wordt ook - eerder of tegelijkertijd - intern verspreid wordt, om zo ergernis in de eigen organisatie te voorkomen.

Naast de reguliere communicatiemiddelen zijn er in het geval van bouw- en/of verhuistrajecten diverse specifieke middelen die geschikt zijn om een boodschap uit te dragen en die daarnaast de bouwput een zeker aanzien geven: bouwborden, geveldoeken, lichtreclame, billboards, een frame met een doek erop, vlaggen/banieren of felicitatieborden (geplaatst door gemeente of aannemer & leveranciers). Er zijn legio mogelijkheden. Wat betreft de bouwborden en geveldoeken, je kunt hierop individueel jouw naam laten plaatsen (’Hier vestigt zich.’), of samenwerken met de betrokken aannemer, architect en/of leveranciers. Afgezien van de (gedeelde) productiekosten en mogelijk te betalen precariobelasting is dit een effectieve en goedkope manier voor het bereiken van een brede exposure. Daarnaast is er nog de optie tot het (laten) plaatsen van blow up-doeken op de steigers. Dit zijn grote reclamedoeken, doorgaans op A-locaties; adverteerders betalen ervoor om hun uiting hierop te plaatsen. In bepaalde gevallen kun je zo uw ruimte ‘verhuren’ aan een andere partij. Jouw communicatie-adviseur of reclamebureau kan hierover advies inwinnen bij de huisvestingsadviseur. Deze is dagelijks bezig met alle facetten van het verhuistraject.

Free publicity
Een nieuwe huisvesting is onbedoeld vaak een uitstekende aanleiding voor het verkrijgen van publiciteit. Naast het informeren van diverse betrokken partijen, kun je ook onder de aandacht komen bij nieuwe doelgroepen en/of potentiële klanten. In een gedegen en tijdig opgesteld communicatieplan kun je hier reeds rekening mee houden.

Twee weken voor de officiële opening van een nieuw pand kun je geen minister, wethouder, cabaretier of zanger meer vinden die de opening van jouw pand kan bijwonen, maar een jaar vantevoren lukt dat wellicht wel. Er is dan ook nog voldoende tijd om de media te informeren. Ook het uitschrijven van een prijsvraag ten behoeve van het interieurontwerp heeft alleen zin als dit in een zeer vroeg stadium gebeurt. Een interview met een of meer directieleden voor een artikel in een regionaal nieuwsblad kan daarentegen later in het traject plaatsvinden. En het plaatsen van interieurfoto’s in een toonaangevend interieurmagazine kan uiteraard pas na afloop van het totale traject. Gebruik daarnaast de creativiteit: een luchtballon die boven het pand hangt trekt de aandacht, evenals de vrachtauto’s van jouw bedrijf die er ineens uitzien als verhuiswagens of de door jou georganiseerde veiling van uw gebruikte kantoormeubilair ten behoeve van het goede doel.

Door Vicky Puls