Communicatiecoach.com/carriere | Internationale gedragscodes in het zakenverkeer

Over het algemeen kom je in het buitenland het verst met een rustige, gereserveerde houding, die vertrouwen in eigen kunnen uitstraalt. Zo staan wij Nederlanders immers in het buitenland bekend. In de meeste landen zal een behoorlijke portie geduld van je worden gevraagd voordat je tot een zakelijke overeenkomst komt. Eerst moet je het vertrouwen van de andere partij zien te winnen. Dit doe je via een persoonlijke relatie. Is die relatie eenmaal tot stand gebracht, dan volgen de zaken vanzelf.

Noord Europa

Duitsland. Kom bij afspraken - zakelijk of niet - stipt op tijd. Punctualiteit is door de Duitsers uitgevonden! Draag een pak en spreek de zakenrelatie aan met Herr/Frau/Fräulein (bij twijfel liever Frau) plus achternaam. Noem zelf alleen je achternaam. Laat altijd je visitekaartje achter, ook als de persoon die je wilt spreken niet aanwezig is. Nodig jij je zakenrelatie uit, dan wordt als zijn of haar partner meekomt niet over zaken gepraat. Word jij thuis uitgenodigd, breng dan bloemen mee voor zijn vrouw (zorg dat het papier is verwijderd en overhandig ze voordat je een hand geeft). Duitsers wensen elkaar voor het eten 'Guten Appetit' en toasten met 'Prost' of 'Zum Wohl'. Brood en aardappels worden nooit gesneden maar gebroken, met hand of vork. Van jou wordt het sein tot opbreken verwacht: blijf niet te lang. Relatiegeschenken zijn niet gebruikelijk maar kleine cadeautjes als teken van dank worden zeer gewaardeerd.
België. Onze zuiderburen in België stellen het zeer op prijs als je bij afspraken vijf minuten te vroeg komt: aan laatkomers hebben de Belgen een broertje dood. Geef iedereen een hand, zelfs de secretaresse die ergens achteraf in een hoekje zit: let goed op dat je niemand overslaat. Doe dat bij het weggaan weer. Bevindt zich onder het gezelschap iemand die je niet kent, geef hem of haar dan een hand en stel jezelf voor. Blijf een Belg aanspreken met 'Mijnheer' of 'Monsieur', hoe lang je hem ook kent. Jonge vrouwen kun je het beste aanspreken met 'Madamoiselle', noem oudere dames liever 'Madame'. Zorg dat je weet of in het betreffende gebied Vlaams of Frans wordt gesproken en pas je taalgebruik daaraan aan. Geef vooral in Vlaanderen onmiddellijk je visitekaartje af en kom ter zake. Onderwerpen als politiek en taalstrijd zijn in een conversatie taboe. Praat liever over kunst, muziek en cultuur. Nodig een Belg pas uit voor een etentje (samen met zijn partner) als je een goede relatie hebt opgebouwd.

Zuid Europa

Zuid Europa kent hele andere zakelijke gedragscodes.

Frankrijk. In Frankrijk geef je bij een eerste bezoek jouw visitekaartje af aan de receptioniste of secretaresse. Kom bij afspraken op tijd, draag een net pak en noem bij het voorstellen behalve je naam ook je functie. De Fransman zal je doorgaans begroeten met 'Enchanté monsieur/madame'. Groet op dezelfde wijze terug. Spreek de zakenrelatie aan met Monsieur/Madame/Mademoiselle (bij twijfel liever Madame) zonder de achternaam erbij te noemen en voer het gesprek liefst in het Frans. Dat kan soms heel lastig zijn! Hoffelijk taalgebruik wordt zeer op prijs gesteld. Geef bij het weggaan een hand aan iedereen aan wie je bent voorgesteld. Bij zakenlunches of diners zijn echtgenotes zelden aanwezig. Word je bij je zakenpartner thuis uitgenodigd, zorg dan voor een bloemetje en een handkus voor de gastvrouw en voor een doosje chocola voor eventuele kinderen. Stuur de volgende dag een kort bedankbriefje of bel even op.
Spanje. In Spanje is een aardigheidje voor de secretaresse van je zakenrelatie een perfect begin van je bezoek. Geef een hand bij de eerste ontmoeting en ook bij het vertrek. Spreek je relatie aan met Señor/Señora/Señorita, al naar gelang het een man, of (ongetrouwde) vrouw betreft (bij twijfel liever Señorita), in de twee eerste gevallen gevolgd door de eerste van de twee achternamen, in het laatste geval door de voornaam. Geef iedereen met wie je te maken hebt je visitekaartje. Houd rekening met de ingeboren trots van iedere Spanjaard. Laat je niet negatief uit over het stierenvechten. Enkele woordjes Spaans worden zeer gewaardeerd. Word je bij je zakenpartner thuis uitgenodigd, breng dan bonbons of iets dergelijks mee; bloemen alleen bij speciale gelegenheden. Nodig voor etentjes ook de echtgenote uit.

Noord Amerika
Veel Nederlandse bedrijven doen zaken buiten Europa. In het zakenleven van de Verenigde Staten geldt de dresscode 'pak'. Maar bij warm weer mag je gerust een overhemd met korte mouwen dragen. Denk er in preuts Amerika wel aan om donkere sokken te dragen die lang genoeg zijn om geen stuk bloot been te laten zien als je de benen over elkaar slaat. Bij het voorstellen is de bekende 'warme' soapachtige glimlach belangrijker dan al het andere! Amerikanen zijn zeer beleefd, maar spreken elkaar op alle niveaus bij de voornaam aan. Visitekaartjes zijn puur voor zakelijk gebruik. Word je bij je zakenpartner thuis uitgenodigd, dan wordt niet verwacht dat je iets meebrengt; wel is de volgende dag een kort bedankbriefje op zijn plaats.

Zuid Amerika
In Argentinië kan het voorkomen dat je zakenrelatie vijf tot tien minuten te laat komt. Wees zelf wel stipt op tijd. Geef een hand als je iemand voor het eerst ontmoet en doe dat ook als je weggaat. Visitekaartjes worden alleen onder hoger personeel uitgewisseld. Gespreksonderwerpen: sport, vooral voetbal. Inwoners van Buenos Aires horen graag bewonderende opmerkingen over hun park en tuinen. Vermijd discussies over politiek. Praat liever over Maxima. Tijdens een bespreking worden voortdurend kleine kopjes koffie geschonken; accepteer deze ook al neem je maar een enkel slokje. Toon oprechte belangstelling bij rondleidingen door het bedrijf van je zakenpartner. Vergeet niet uitvoerig te bedanken voor de genoten gastvrijheid. Ben je thuis te gast geweest, stuur dan naderhand bloemen of bonbons. Bestel in een restaurant alleen lokale producten. Ook op dit gebied wordt een compliment gewaardeerd.

Verre Oosten
In Japan is bij afspraken te laat komen een zonde. Bij binnenkomen in een bedrijf mag je de jas over je arm dragen. Geef een hand als jouw zakenrelatie Westers georiënteerd is, buig niet terug (knik is voldoende). Spreek de zakenrelatie aan met zijn achternaam gevolgd door 'san'; is hij erg belangrijk gebruik dan zijn functie gevolgd door 'san'. Sla je benen liever niet over elkaar. Spreek langzaam, gebruik eenvoudige taal. Neem eventueel een tolk mee, maar laat dit dan wel van tevoren weten. Bedenk dat een Japanner voortdurend glimlacht en ja knikt, ongeacht zijn werkelijke gevoelens. Zorg voor grote zeer complete visitekaartjes die zoveel mogelijk informatie verschaffen over je functie en kwalificaties. Een Japans zakenman houdt liever een bespreking in de hotelkamer van zijn bezoeker dan in zijn eigen kantoor; reken erop dat hij collega' mee zal brengen. Word je bij je zakenpartner thuis uitgenodigd, doe dan je schoenen uit voor je het huis betreedt. Neem geen bloemen mee, maar liever een doos koekjes of bonbons. Samen alcohol drinken is heel normaal.

Caribisch gebied

Een ogenschijnlijk relaxed land is Jamaica, de bakermat van de reggae. Toch doet Nederland zaken met Jamaica. Schrijf zakenrelaties tenminste een week van tevoren dat je komt en maak afspraken terplekke per telefoon. Leer echter te leven met het feit dat deze heel vaak niet doorgaan: stiptheid is vrijwel onbekend. De dresscode is een lange broek en sporthemd. In de warme maanden is een jasje niet nodig of kun je het over je arm dragen. Geef bij aankomst je visitekaartje af bij de receptioniste. Alleen mensen die je niet geregeld ontmoet geef je een hand. En goed gespreksonderwerp is de toeristenindustrie. Je kunt beter niet roken. Kom niet met een relatiegeschenk aanzetten, vooral niet tijdens de eerste ontmoeting.

Zakelijke vruchten
De eerste contacten kun je aanzienlijk soepeler laten verlopen als je iets weet van de politieke, sociale en economische omstandigheden in het land of de landstreek van je zakenrelatie. Dan weet je wat er speelt en welke gewoonten men trots in ere houdt. Daar kun je dan rekening mee houden; bovendien levert het gespreksstof op. Zet je ogen en oren goed open, wees flexibel en pas je aan. Toon interesse in de zakenrelatie als mens, informeer naar zijn gezin, noteer zijn verjaardag en zorg voor een presentje. Je scoort echter pas echt wanneer je enkele woordjes of korte zinnetjes in de vreemde taal kunt meespreken, al is het maar goedemorgen, dank u wel en proost. Deze doen het meestal goed. Kortom: kweek zoveel mogelijk goodwill, want dat zal op den duur ook zakelijk zijn vruchten afwerpen. Succes over de grens!

Door: