Het is februari 2006, de maand van de Olympische Winterspelen. Erica Terpstra en haar Olympische helden staan weer in de actualiteit. Als liefhebster van sport in het algemeen vind ik dit evenement altijd ontzettend leuk om te volgen. Een prima moment om een communicatie professional bij NOC*NSF te interviewen voor deze rubriek. Paula Reiling werkt ruim 14 jaar als Projectleider Corporate Evenementen bij NOC*NSF.

Kun je wat vertellen over de organisatie NOC*NSF?
"NOC*NSF is de koepel van de georganiseerde sport in Nederland. We staan vaak in het nieuws vanwege de Olympische Spelen. Dat is echter maar het topje van de ijsberg. Die georganiseerde sport bestaat uit 90 sportorganisaties waarbij weer 30.000 verenigingen aangesloten zijn en op hun beurt sporten ongeveer 4,5 miljoen mensen bij deze verenigingen. NOC*NSF behartigt de belangen van de sportorganisaties. Twee van de grote pijlers van de organisatie NOC*NSF zijn de breedtesport en de topsport."

"Op het gebied van de breedtesport (de recreatieve sport en lagere competitie) ondersteunen we de sportbonden met beleidsadvies en instrumenten voor de uitvoering van het beleid. We zijn op het moment bijvoorbeeld bezig de sportbonden te helpen met het schrijven van een strategisch marketingplan. Maar we kijken bijvoorbeeld ook naar de consequenties voor sportbonden op het moment dat wetgeving verandert, waarbij we juridisch advies geven. Wij ontwikkelen beleid in de breedte zodat het voor alle sportorganisaties in te zetten is. De sportorganisaties kunnen bij ons vervolgens de instrumenten krijgen om in te zetten bij de uitvoering van het beleid. Bij die instrumenten moet je denken aan draaiboeken, checklists, foldermateriaal, advertenties etc."

"Daarnaast ondersteunen we de topsport in Nederland, door middel van topsportbeleid en technisch kader. Zo zorgen we bijvoorbeeld dat de kennis en deskundigheid van de coaches verbeterd wordt. Onder de tak topsport valt ook de uitzending van de atleten naar de Olympische Spelen. Op de afdeling topsport zijn 2 a 3 mensen fulltime bezig met de Olympische Spelen en naarmate de Spelen dichterbij komen wordt die groep uitgebreid."

Waar komt de 'Chef de Mission' in beeld?
"Er wordt iemand gevraagd om leiding te geven aan de Olympische ploeg. Deze persoon wordt de Chef de Mission en tevens de ambassadeur van het Olympisch team. Waar in de meeste landen alleen een 'Chef de Mission' wordt aangesteld, heeft Nederland een 'Team de Mission'. Van het 'Team de Mission' maken ook deel uit de Directeur Sport, verantwoordelijk voor de financiën en de logistiek en een oud topsporter, verantwoordelijk voor technische begeleiding. Overigens gaan tijdens de Olympische Spelen ongeveer 10 mensen van NOC*NSF naar Turijn. De rest van de 150 medewerkers volgt de Spelen vanuit Nederland. Er wordt wel altijd een medewerkerbijeenkomst georganiseerd tijdens de Spelen, waarbij er een wedstrijd bekeken wordt en er live telefonisch contact is met een van de mensen van NOC*NSF die daar op dat moment aanwezig is."

Hoe is de communicatie georganiseerd binnen NOC*NSF?
"Naast 'Breedtesport' en 'Topsport' is 'Strategie en Beleid' een derde grote pijler. Op die afdeling wordt voornamelijk samengewerkt met ministeries en overheden. En vindt de politieke lobby plaats. De afdeling Communicatie en Marketing is een van de stafafdelingen. De afdeling is verdeeld in twee poten, namelijk Communicatie en Marketing. Onder Marketing vind je werving van sponsors en fondsen, relatiemarketing en evenementen gericht op relaties. Onder Communicatie valt onder andere persvoorlichting, communicatie breedtesport, communicatie topsport, corporate communicatie, een mediaspecialist en mijn functie namelijk corporate evenementen.

Wat doe je als Projectleider Corporate Evenementen?
"Het organiseren van evenementen voor directie en bestuur en voor allerlei andere afdelingen binnen NOC*NSF die iets willen organiseren om hun boodschap over te brengen. De bijeenkomsten hebben altijd sport als onderwerp. Het type bijeenkomst hangt af van de doelstelling, doelgroep en onderwerp. We zijn op het moment bijvoorbeeld bezig met de ontwikkeling van een stand voor de beurs 'gezond en bedrijf'. Hier willen we het programma 'bedrijfssport' onder de aandacht brengen en bedrijven en sportbonden met elkaar in contact brengen. Ook ben ik projectleider van de officiële huldiging van de medaillewinnaars straks na de Winterspelen. Dit organiseren we in samenwerking met het Ministerie van VWS en het bureau Trefpunt. Traditioneel is er een officieel programma met speeches van de staatssecretaris van VWS, de Premier en de voorzitter van NOC*NSF. Vervolgens gaan de medaillewinnaars met hun coaches, het 'Team de Mission', de staatssecretaris en Erica Terpstra bij de Koningin op bezoek op Paleis Noordeinde. Daar krijgen zij een besloten ontvangst van Hare Majesteit. Daarna volgt een huldiging in de Ridderzaal waar gesproken. Tot slot is er dan een rondrit door de stad en de publiekshuldiging. Dit is het standaard programma. Echter dit jaar is de Ridderzaal in renovatie en de Koningin revalideert van haar knieoperatie, waardoor de officiële huldiging afwijkt van het traditionele programma."

Hoe ga je bij de organisatie van zo'n evenement te werk?
"Ik vind het belangrijk om van te voren te toetsen of een evenement of een bijeenkomst wel het meest geschikte communicatiemiddel is om de bedoelde boodschap over te brengen. Er ontstaat een projectteam met twee projectleiders namelijk een inhoudelijke deskundige op het gebied van het onderwerp en ikzelf verantwoordelijk voor de creatieve saus en logistieke uitvoering. Ik vind het belangrijk dat er een rode draad is en bij voorkeur wil ik dit in een metafoor uitbeelden. Bijvoorbeeld als je wilt dat bepaalde kennis doorgegeven wordt, dit duidelijk maken door letterlijk iets door te laten geven in de zaal in estafettevorm. Ook vind ik het belangrijk dat sport in het evenement terugkomt. Het zijn vaak mensen in pak die naar de bijeenkomsten komen, maar sport moet wel het thema zijn. Al is het maar een rek en strek oefening aan het begin van het programma."

Wat vind je leuk/opvallend aan het werken voor NOC*NSF?
"Ik vind het werken voor NOC*NSF bijzonder, omdat NOC*NSF enig in zijn soort is. Daarnaast vind ik sport boeiend en bovendien gaat het hier om allerlei verschillende sporten. Sport is een onderdeel van het dagelijks leven en ik heb er plezier in om, weliswaar op de achtergrond, aan dingen te werken die in de publieke belangstelling staan."

Hoe zit het met Erica?
"Ik heb inmiddels drie voorzitters meegemaakt en voor m'n eigen motivatie maakt het niet uit wie er voorzitter is van NOC*NSF. Maar ze maakt het wel leuk. Ze zorgt ervoor dat NOC*NSF veel nadrukkelijker geprofileerd wordt. Op het moment dat het voorzitterschap overging van de rustige, gereserveerde Hans Blankert naar de 'je-bent-een-kanjer' Erica Terpstra, is er in de media meer positieve aandacht voor NOC*NSF gekomen."

Hoe ben je in de functie terechtgekomen?
"In feite ben ik een self-made woman. Ik heb de opleiding Schroevers gedaan en ben vervolgens gaandeweg met een diploma van de Nederlandse Genootschap voor Public Relations en workshops van het een in het ander gerold. Ik ben 12,5 jaar PR-functionaris geweest bij het Utrechts Nieuwsblad. Daar richtte ik me vooral op sport. Daarna heb ik gesolliciteerd bij de Nederlandse Sport Federatie (voordat NOC en NSF samengegaan zijn) en ben ik aangenomen als medewerker evenementen en publicaties. Dat heb ik 4 jaar gedaan. Vervolgens heb ik een aantal jaar aan het vernieuwen van de huisstijl van NOC*NSF gewerkt, vanwege mijn grafische ervaring bij het Utrechts Nieuwsblad. En nu doe ik al ruim vijf jaar de corporate evenementen. Inmiddels ben ik ook lid van het Genootschap van Event Managers dat sinds 2 jaar bestaat."

Wat zijn je ambities?
"Ik heb al vele jaren werkervaring, maar zoek wel altijd naar uitdaging in m'n werk. Zo is de aanstaande huldiging van de Olympische Sporters, waarbij het een en ander anders loopt dan anders, een uitdaging voor me. Je streeft wèl naar een vergelijkbaar cachet, allure en uitstraling van het programma en de locatie van de huldiging. Bovendien heb ik de afspraak met m'n werkgever om minimaal een keer per jaar een nieuwe uitdaging op m'n pad te krijgen. Iets waarvan ik denk, hoe ga ik dat in hemelsnaam doen? Om het dan vervolgens wel voor elkaar te krijgen."

Door: