Checklist presentatie communicatieplan
Een communicatieplan maken is één, maar deze ook ‘verkopen’ aan de opdrachtgever (of dit nu intern of extern is) is een vak apart. Vaak dient het communicatieplan worden gepresenteerd aan de opdrachtgever. In deze checklist handige tips voor de presentatie van een communicatieplan.
- Het doel
Het onderwerp en het doel van de tekst vormen het uitgangspunt van uw presentatie. Daarom moet u eerst het doel vaststellen. Wat wilt u bereiken? Wilt u mensen informeren, amuseren, motiveren of overtuigen? Uw doelstelling bepaalt mede de opbouw van uw verhaal. - Het publiek
Je kunt je vragen stellen als: hoeveel mensen komen naar de presentatie, zijn dat mannen en/of vrouwen, eventueel de leeftijd, opleidingsniveau, en vooral: wat zijn hun verwachtingen ten aanzien van uw presentatie? Als je inspeelt op de doelgroep is de kans dat de boodschap overkomt het grootst.
- De conceptopzet
Als je het doel en de doelgroepen in kaart hebt gebracht, begin je met de opzet van jouw verhaal. Uit onderzoek is gebleken dat mensen meer onthouden als de informatie gestructureerd wordt aangeboden. Zo’n structuur is inleiding, uitwerking en afsluiting. Dat noemen we ook wel het kop-romp-staart-model. - De kop
Een heel belangrijk punt bij de kop is de aandachtstrekker. Daarmee probeert u uw publiek te motiveren naar u te luisteren. Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden:- Stilte; ga staan en kijk het publiek aan. Wacht vervolgens tot het stil is. je zult merken dat het altijd stil wordt. Want mensen zijn toch nieuwsgierig. Als je de stilte nog een paar seconden langer laat duren worden ze nog nieuwsgieriger en krijg je meer overwicht op de zaal: daar staat iemand die de stilte aandurft;
- Welkom heten;
- Inspelen op gemeenschappelijke belangen of interesses;
- Een (recent) voorval vertellen of inspelen op een actuele gebeurtenis;
- Beginnen met een grap of een anekdote; pas daar wel mee op. Niet iedereen kan een grap goed naar voren brengen;
- Iemand citeren;
- Een spreekwoord aanhalen;
- Een stelling poneren; zorg dan wel dat het een leuke, prikkelende stelling is, die het publiek niet tegen de haren instrijkt.
- Je kunt iets laten zien waarmee je het onderwerp introduceert.
- De romp
Nu begin je met de uitwerking van de inhoud die je in de kop hebt aangegeven. Als je in de kop heb aangegeven dat je bijvoorbeeld iets wil zeggen over het doel van het communicatieplan, over de opzet ervan en over de uitvoering, geeft dan in de romp steeds duidelijk aan dat je aan een nieuw onderdeel begint. Dat kan met visuele hulpmiddelen, maar ook gewoon met tekst. Bijvoorbeeld: ‘Ik gaf al aan dat ik het als eerste zou hebben over het doel van het communicatieplan.’ In de romp werk je elk onderdeel uit. Daarbij houd je er rekening mee of je met deze presentatie het publiek wilt informeren over overtuigen. - De staart
Vervolgens maak je een overgang naar de staart, de afronding. Dat is een belangrijk moment. Wanneer uit jouw tekst blijkt dat je gaat afronden zul je merken dat het publiek daar direct op reageert. Van die hernieuwde aandacht maak je gebruik door krachtig te eindeigen. Dan kan met een goede uitsmijten of door op een aantrekkelijke manier terug te grijpen naar de aandachtstrekker uit de kop van jouw verhaal (daarmee maak je de cirkel rond en dat blijft meestal goed hangen). Ook een samenvatting of conclusie is een goede afronding. Probeer altijd op een positieve manier te eindigen. Anders blijft het publiek met een vervelend gevoel achter.
Bron: Studiewijzer ISBW Strategisch Communicatiemanagement
Auteur: Martijn Hemminga
Martijn Hemminga is hoofdredacteur en oprichter van Communicatiecoach.com. In 2001 heeft hij Communicatiecoach.com opgericht met als doel communicatieprofessionals handvatten te geven voor het uitoefenen van hun vak. Vanuit zijn communicatie-achtergrond heeft hij de laatste jaren zich gespecialiseerd op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie.
Deze auteur heeft 44 artikelen geplaatst.