Home » Interne communicatie » Herhuisvesting & interne communicatie

Herhuisvesting & interne communicatie

Auteur: | Geplaatst in Interne communicatie

Herhuisvesting gaat gepaard met vele veranderingen. En elke verandering kan aanleiding zijn om met bepaalde informatie naar buiten te treden en verschillende partijen te informeren. Dat kan richting eigen interne organisatie zijn, maar ook richting externe partijen als klanten, leveranciers, instellingen of omwonenden. Vaak wordt vergeten tijdig na te denken over het communicatietraject. En dat terwijl een gestructureerde aanpak en uitvoering absoluut aan te raden is. In dit artikel staat de interne communicatie bij herhuisvesting centraal .

Het communicatieplan
Wanneer de keuze voor een nieuw pand en dito interieur gemaakt is, dan is het zaak de communicatie omtrent het nieuwe onderkomen aan te pakken. Aan een volledig en tijdig communicatietraject gaat een gestructureerd plan vooraf: wat wordt wanneer, op welke wijze en aan wie gecommuniceerd?

Je dient allereerst te bepalen wat uw communicatiedoelen zijn in relatie tot de nieuwe huisvesting. Er zijn beduidend meer mogelijkheden dan louter het informeren van de Kamer van Koophandel, uw leveranciers en uw klanten middels een standaard adreswijziging. Ook secundaire doelen als naamsbekendheid, imagoverbetering, het genereren van free publicity of het werven van personeel dienen in een weldoordachte overweging aan de orde te komen. Tegelijkertijd dien je je te beraden op de doelgroepen die je wenst te bereiken. Als uje je alleen op direct betrokkenen wenst te richten, is naamsbekendheid geen potentieel doel. Anderzijds geldt dat het actief genereren van free publicity alleen interessant is als je bedenkt welke doelgroep(en) je wenst aan te spreken. Gaat het om omwonenden, bestaande relaties of potentiële nieuwe klanten? En wat zijn de consequenties voor verschillende groepen, bijvoorbeeld als het gaat om de bereikbaarheid of mogelijke overlast? Een heldere en tijdige communicatie kan mensen tijdig van de benodigde informatie voorzien en veel irritatie voorkomen.

Timing
In het communicatietraject rondom de nieuwe huisvesting zijn twee hoofdfasen te onderscheiden. Enerzijds is er de fase voorafgaand aan het verhuistraject, waarin het pand gebouwd of aangepast wordt. Anderzijds is er het daadwerkelijke moment van verhuizen, dus wanneer het nieuwe pand betrokken wordt. Daar er dikwijls maanden -en soms zelfs jaren- benodigd zijn om de eerste fase af te ronden, is het geen overbodige luxe reeds tijdens de bouw of renovatie bewust stil te staan bij het thema communicatie. Zo kun je in- en externe partijen op de hoogte stellen van lopende ontwikkelingen en tegelijkertijd uw organisatie op de voorgrond plaatsen. Zorg er altijd voor dat de informatie op het moment van verspreiden relevant is en tracht de informatie te segmenteren: verdeel de relevante informatie in delen, bijv. ‘de renovatie’, ‘omschrijving van de nieuwe locatie’ of ‘de verhuizing’ en stuur ze vervolgens gefaseerd de wereld in. Zorg er ook voor dat een interval tussen twee contactmomenten niet te lang duurt, zodat het verhuisthema steeds top of mind blijft.

Communicatie naar de eigen medewerkers
Wanneer er sprake is van een verhuizing willen medewerkers altijd eerst weten waar het nieuwe pand zich bevindt, hoe het eruit komt te zien en waar in het pand ze zelf komen te zitten. Informeer mensen daar dus over. Van belang is verder om in kaart te brengen wat de overige gevolgen van de nieuwe huisvesting voor de medewerkers zijn. Naast een nieuwe werkplek zijn er wellicht consequenties m.b.t. de reistijd, de bereikbaarheid of de hoeveelheid parkeerplekken. Stel vast welke gevolgen voor welke medewerkers gelden en kies per verhuisonderdeel voor een passende wijze van informatieoverdracht. Als slechts enkele medewerkers een nieuwe plaats in de organisatie krijgen voldoet een persoonlijk gesprek met de betrokkenen, terwijl de nieuwe huishoudelijke regels wellicht beter kunnen worden toegelicht in een algemene presentatie. Vergeet daarnaast niet om de nieuwe medewerkers die in de periode voorafgaand aan de verhuizing worden aangenomen al tijdens hun sollicitatie op de hoogte te stellen van de naderende veranderingen.

Betrokkenheid
Het merendeel van de medewerkers waardeert het als ze betrokken worden bij de totstandkoming van de nieuwe huisvesting en bij voorkeur op zo’n manier dat ze nog met ideeën kunnen komen. Geef mensen daarom de gelegenheid hun ideeën in te dienen door het instellen van een klankbordgroep of door intern een prijsvraag uit te schrijven. En, ook belangrijk, vergeet niet een vervolg hieraan te geven! Wat tevens bijdraagt aan de mate van betrokkenheid is het brengen van een gezamenlijk bezoek aan de nieuwe locatie tijdens de bouw/renovatie, bijvoorbeeld in de vorm van een house-warming-party.

Middelenkeuze ten behoeve van de interne communicatie
De keuze van de in te zetten communicatiemiddelen moet niet al te lichtzinnig gemaakt worden. Het plaatsen van een boodschap op intranet gaat weliswaar snel en gemakkelijk, maar is tegelijkertijd heel vluchtig en de effectiviteit is lastig in te schatten. Maak dus een bewuste keuze en wissel verschillende middelen af. Een speciale editie van de verhuisnieuwsbrief zal door iedereen worden gelezen, omdat – zonder uitzondering – iedereen te maken krijgt met veranderingen. Ook een presentatie kan vele zaken verhelderen en is zeker aan te raden als het vermoeden bestaat dat veel medewerkers met vragen zitten. Een speciaal verhuisboekje met een plattegrond met alle werkplekken kan tevens als zeer welkom ervaren worden. Maar je kunt natuurlijk ook meerdere doelgroepen tegelijk benaderen: zo gaat het bereik van grote informatieborden of een maquette op een centrale locatie in de hal uiteraard veel verder dan het eigen personeelsbestand. Ook klanten en leveranciers zien de weergave van het nieuwe pand, indien gewenst inclusief kleuren, materialen, indelingsplannen of 3D-presentaties. Een communicatie-adviseur of reclamebureau kan bij de vervaardiging hiervan de hulp inroepen van de huisvestingsadviseur. Deze is immers in brede zin gespecialiseerd in verhuistrajecten en kan je meer vertellen over de mogelijkheden.

Internal branding
Internal branding houdt kortweg in dat intern dezelfde merkwaarden worden uitgedragen als extern, met het idee dat een interne merkbeleving de motivatie verhoogt en positieve gevolgen heeft voor de werksfeer en voor de mate waarin medewerkers trots zijn op ‘hun’ organisatie. Alleen als de medewerkers geloven in het eigen merk, zullen zij als ‘ambassadeur’ voor de organisatie optreden. Uiteraard is er een nauwe verwantschap met het thema betrokkenheid.

Een nieuwe huisvesting kan uitstekend een plaats krijgen in het internal brandingtraject. Wanneer de keuze voor een pand gemaakt is, is het zaak de medewerkers te informeren over de relevante feiten omtrent de huisvesting. Het is van belang dat de afdelingen Facility Management, Communicatie en HRM samenwerken om de juiste informatie tijdig en correct op de goede plaats terecht te laten komen. Wanneer dit proces gestroomlijnd verloopt, kan de nieuwe huisvesting succesvol worden ingezet als internal brandingelement. Informatie zorgt voor kennisvermeerdering. En kennis van zaken kan weer resulteren in positieve gevoelens. Vertel mensen dus dat er voor een prestigieuze Amerikaanse architect gekozen is, wat er zo bijzonder is aan de Feng Shui-inrichting of dat de vorm van het pand uniek is. Trotse medewerkers zullen zich enthousiaster presenteren naar in- én externe partijen en tevens een hogere mate van arbeidssatisfactie ervaren.

Raakvlakken
Een nieuw pand, nieuw meubilair, een nieuw begin. Wat is een beter moment om op meerdere gebieden met een schone lei te beginnen? Een nieuwe huisvesting kan een goede gelegenheid zijn om bijvoorbeeld een beleidswijziging in gang te zetten. En het moment van ingebruikname van de nieuwe huisvesting kan een zeer geschikt moment zijn om een nieuwe huisstijl te introduceren. Voor dergelijke zaken geldt natuurlijk wel dat ze tijdig voorbereid dienen te worden, dus geruime tijd vóór de daadwerkelijke verhuizing.

Lees meer over de externe communicatie bij herhuisvesting in het artikel: Herhuisvesting & externe communicatie.

Door Vicky Puls

Auteur:

Deze auteur heeft 56 artikelen geplaatst. Meer informatie over de auteur vind je hier binnenkort.

Reacties (1)

  1. [...] gaat gepaard met vele veranderingen, zoals je al hebt kunnen lezen in het artikel: herhuisvesting & interne communicatie. Naast het informeren van de interne publieksgroepen dien je ook de buitenwacht te informeren. In [...]

Geef een reactie