Interne communicatie bij de grieppandemie

Als werkgever is het van groot belang om voorbereidingen te treffen wanneer de pandemie van de Nieuwe Influenza A (Influenza H1N1 of Mexicaanse griep) uitbreekt. Het is namelijk mogelijk dat 30% van de medewerkers ziek wordt. Niet allemaal tegelijk, maar op het hoogtepunt wordt verwacht dat 10% ziek is en nog eens 10% thuisblijft om voor familie te zorgen. Ondanks dat de regie in handen is van de afdeling HRM moet de afdeling communicatie actief worden betrokken. In dit Communicatiecoach.com-artikel praktische informatie over de interne communicatie bij de grieppandemie.

Rol van (interne) communicatie
De rol van de afdeling communicatie wordt nog wel eens onderschat binnen organisaties. Zo verloopt de samenwerking tussen HRM en Communicatie niet altijd even soepel. Maar voor de grieppandemie moet Communicatie zeker worden betrokken als het gaat om de interne communicatie naar medewerkers toe. HRM zal namelijk niet altijd stilstaan bij iedere maatregel wat het belang daarvan is om het intern te communiceren.

Bedrijfscontinuïteits- en crisisplan
Veel grote organisaties hebben een plan klaarliggen die bij calamiteiten wordt gebruikt. Dit bedrijfscontinuïteits- of crisisplan bevat dan alle procedures die gevolgd moeten worden bij calamiteiten. Zo hebben sommige werkgevers een aantal jaar geleden al een grieppandemieplan gemaakt bij het uitbreken van de vogelgriep in Azië.

Een onderdeel van bedrijfscontinuïteits- of crisisplan is een hoofdstuk over communicatie: wie communiceert wat en wanneer? Door van te voren na te denken over mogelijke scenario’s kun je bij het uitbreken van een crisis snel schakelen én communiceren. Afhankelijk van de grote van de organisatie waar je voor werkt zou je zelfs een speciaal communicatieplan kunnen maken, of dit kunnen toevoegen aan het plan dat er ligt ten behoeve van de grieppandemie.

Tips interne communicatie
Hieronder vind je een aantal relevante tips met betrekking tot de communicatie rondom de grieppandemie.

• Communiceer wat je doet als werkgever
  Communiceer wat je als werkgever doet om de gevolgen van de pandemie te beperken. Zelfs communiceren dat de handzeep op de toiletten is vervangen voor desinfecterende zeep kan relevant zijn.
• Communiceer wat medewerkers zelf kunnen doen
  Communiceer wat medewerkers zelf kunnen doen om op het werk, onderweg en thuis de kans op besmetting te voorkomen.
• Communiceer waar informatie kan worden gevonden
  Communiceer duidelijk op welke centrale plek medewerkers up-to-date informatie kunnen vinden. Denk hierbij aan een vaste pagina op het intranet of op een centraal prikbord. Medewerkers moeten niet hoeven te zoeken naar relevante informatie. Een link of banner maken van de homepage van het intranet naar de juiste pagina is dus een quick win.
• Communiceer consequent en herhaal
  Communiceer niet eenmalig, maar laat op regelmatige basis iets horen van maatregelen die worden genomen. Na verloop van tijd slijten oude gewoontes er weer in, dus herhaling kan geen kwaad.
• Multimediaal
  Om iedereen te bereiken en om na verloop van tijd de aandacht op het onderwerp te houden zijn er legio interne middelen in te zetten om de grieppandemie onder de aandacht te brengen. Van personeelsblad tot e-mailnieuwsbrief. Van bijlage bij de loonstrook tot posters op de toiletten. Van placemats in het bedrijfsrestaurant tot de screensaver op de pc’s.
• Informatie vanaf huis benaderbaar
  Informatie moet voor medewerkers vanaf thuis benaderbaar zijn. Als medewerkers niet vanaf thuis op het intranet kunnen, is het handig dat ze thuis een brief hebben liggen met alle informatie erin. Of stel een telefoonnummer open waar medewrekers terecht kunnen met vragen.
• Stel een Frequently Asked Questions op
  Op basis van veelgestelde vragen intern kun je een F.A.Q. aanmaken waar je naartoe kunt verwijzen. Verzamel geregeld bij HRM, waar de meeste vragen zullen binnenkomen, welke nieuwe vragen er zijn gesteld en wat het antwoord is.

Meer informatie
Meer informatie over de grieppandemie en wat je als organisatie kunt doen, vind je op onderstaande websites:

• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• RIVM
• Postbus 51
• Artikel over crisiscommunicatie op Communicatiecoach.com
• Artikel over het crisiscommunicatieplan op Communicatieplan.info

Medio september vind je op Communicatiecoach.com een artikel over externe communicatie en de grieppandemie.

Meer tips?
Heb jij nog andere tips voor de interne communicatie bij de grieppandemie? Plaats dan onderaan deze pagina jouw reactie.