Dit is het derde en laatste artikel van een serie over beurzen. Eerdere artikels gingen over een beurs als strategisch middel en de beurs in de marketingmix.

1. Doelstellingen.
   In dit deel van het plan geef de doelstellingen weer die je als organisatie wil bereiken met de beursdeelname. De doelstellingen die hier in kaart gebracht moeten worden zijn de imago doelstellingen, de ondernemingsdoelstellingen in combinatie met de beurs of het evenement, de marketingdoelstellingen met betrekking tot de beurs, de communicatieve doelstellingen en de specifieke beursdoelstellingen, waaronder de financiële doelstellingen zoals verwachte verkopen en de verwachte bruto winst.

2. Wie behoren tot de projectgroep.
   In dit deel van het BOP geef je weer wie (intern) betrokken worden bij het organiseren of uitvoeren van de beursdeelname. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wanneer moet ieders taak voltooid zijn. Verder geef je in dit deel aan wat de afspraken zijn, bijvoorbeeld met betrekking tot bijeenkomsten en vergaderingen.
   
3. Promotiemateriaal.
   Welk promotiemateriaal wil je meenemen? Hoeveel van het promotiemateriaal nemen we mee en is dat nog voldoende beschikbaar? Ook wordt er omschreven met welk doel en aan wie het promotiemateriaal uitgedeeld, weggegeven mag worden.

4. Afstemmen op bezoekers.
   Vaak is bij de beslissing voor deelname aan een beurs wel in grote lijnen bekend welke doelgroep te verwachten valt op de beurs. Toch is het van belang hier nogmaals bij stil te staan. Wat is het exacte bezoekersprofiel? Met welke reden komen mensen naar een beurs, willen ze deals sluiten of zoeken ze slechts informatie? Welke media besteden aandacht aan het evenement? Welke andere deelnemers zijn er op het evenement te verwachten? Wat is het aantal bezoekers, en daarmee hoeveel mensen kan je bij de stand verwachten? Op basis van al deze gegevens kan bijvoorbeeld het promotiemateriaal afgestemd worden, kunnen de juiste mensen in de stand geplaatst worden en kan de standbemanning getraind worden.
   
5. De marketingmix.
   Het klinkt voor de hand liggend, maar vaak wordt dit deel toch over het hoofd gezien. Wat is de plaats van de beurs in de 5 P's (product, plaats, prijs, promotie en personeel). Zijn er bijvoorbeeld nog extra positieve nevendoelstellingen te formuleren, bijvoorbeeld op het gebied van personeel. Door dergelijke kansen in doelstellingen te formuleren komt het binnen het bereik. Zo kan een beurs bijvoorbeeld heel goed zijn voor de 'teambulding' binnen een organisatie, dit kan een erg gewenst neveneffect zijn van deelname.

6. Budgettering.
   In dit deel van het BOP is het van belang om alle kosten voor de beurs op een rijtje te zetten. Kosten waar je in ieder geval rekening mee moet houden zijn huur van de standmaterialen, huur van een deel van de beursvloer, loonkosten en training van de standbemanning, aanvullende verzekeringen, kosten voor extra opslag van beursmaterialen, eventuele kosten voor bewaking, kosten van promotiematerialen, extra kosten die de standbemanning met zich meebrengt (bv. eten, drinken, verblijfskosten, entreekaarten en reiskosten), kosten voor de standbouw, kosten voor beurscatalogus-opname, uitnodigingen, advertenties, bedankkaartjes achteraf, etc.
   
7. Planning van de beursdag(en).
   Ook de dagen zelf moeten goed gepland worden. Wie doet wat op de dag zelf, wanneer gebeurd het, wie is verantwoordelijk en op welke tijden wordt de standbemanning geacht actief aanwezig te zijn. Ook moet er gezorgd worden dat de stand opgebouwd wordt, dat er op de dag(en) zelf hapjes en drankjes aanwezig zijn, de standbemanning moet de benodigde informatie hebben, persmappen moeten gereed zijn, vervoer naar de beurs moet geregeld worden, hotelaccommodatie moet gereserveerd worden, etc. Maak voor iedereen afzonderlijk ook een checklist, met daarop zijn/haar taken en verantwoordelijkheden. Een persoonlijke checklist voorkomt misverstanden en schept duidelijkheid over verantwoordelijkheden.

8. Nazorg.
   De nazorg kan de effectiviteit van de beurs beïnvloeden. Erg belangrijk zijn bijvoorbeeld bedankjes aan contacten, evaluatie met alle intern betrokkenen, beoordelen in hoeverre de doelstellingen behaald zijn en waardoor dit bereikt is (verbeter punten voor de volgende beursdeelname), bijwerken database, informatie toesturen naar geïnteresseerden en afspraken die op de beurs gemaakt zijn tijdig opvolgen.

Het hier beschreven BOP geeft een handvat om tot een effectieve beursdeelname te komen. Voor iedere organisatie zijn er weer andere of extra aandachtspunten, maar bovenstaand stramien kan gevolgd worden, zodat je niet snel zaken over het hoofd ziet. Ga per actiepunt na of er voor jouw organisatie nog aandachtspunten toegevoegd dienen te worden. Verder vergt het organiseren van een beurs een grote dosis gezond verstand, denk rustig na vooraf, formuleer heldere doelstellingen en plan vooral erg goed!

Door: Patricia Alblas

De auteur is studente Beleid, Communicatie & Organisatie aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. Hiervoor heeft zij aan de Hogeschool van Utrecht Communicatiemanagement gestudeerd. Part-time is zij werkzaam als content medewerker bij Tuinen.nl. Daarnaast wordt zij geregeld ingeschakeld als adviseur/consultant voor (communicatie)projecten.