Wat is no show
Bij het organiseren van een (bedrijfs)evenement dienen gasten
zich meestal aan te melden of in te schrijven. Wanneer zij dit
doen, reken je als organisatie op hun komst. Op de dag zelf
echter verschijnen ze niet. Zonder tegenbericht. En dan begint
het voor de organisator. No show betekent namelijk improviseren:
tafelschikkingen en groepsindelingen dienen op het laatste moment
nog te worden veranderd. No show betekent ook hogere kosten
dan begroot, een kleiner draagvlak voor de communicatieboodschap
en minder uitstraling voor het evenement. Opvallend is dat no
show traditioneel het hoogst is onder de gasten die zich het
laatste aanmelden of die telefonisch nog over de streep zijn
getrokken om deel te nemen. Echter blijkt deze regel de laatste
tijd minder te gelden. No show is steeds meer een ongrijpbaar
fenomeen.
De oorzaken
No show is een verschijnsel van deze drukke tijd. Mensen hebben
minder tijd en zij wensen alleen nog maar ‘quality time’.
Met andermans tijd en geld gaan we steeds minder zuinig om.
Dat geldt al helemaal voor beslissers in het bedrijfsleven.
Die mensen zijn veel gewend en komen niet meer bij iedere golfdag
of zeiltocht opdraven. Ze worden tientalle keren per jaar uitgenodigd
voor relatiedagen e.d.. Je moet ze in hun hart raken om hun
aandacht te trekken. Standaard evenementen zijn uit. Je kunt
pas op veel gasten rekenen als ze het idee hebben dat ze iets
speciaals missen als ze niet komen opdagen. Een andere oorzaak
is dat mensen bij massale evenementen de drang minder hebben
om af te melden. Denk aan een groot personeelsfeest of een beurs.
‘Niemand mist me als ik niet kom’, is dan de gedachte.
Een andere oorzaak is het ‘ik-ben-belangrijk’-principe
bij managers en directeuren. Zij voelen zich belangrijk, hebben
zogenaamd geen tijd voor leuke dingen en willen zich graag zo
profileren.
De gevolgen
De gevolgen van no show kunnen groot zijn. Ten eerste de kosten
van bepaalde zaken. Zeker voor kleinere bedrijven kan dat
er fors inhakken. Maar ook de sfeer. Een half lege zaal staat
niet en geeft het geheel een stuk minder body. Bij evenementen
die op tv worden uitgezonden, is het een ramp als er lege
plekken op de tribunes zijn. Wanneer mensen zich afmelden
kan er nog gezorgd worden dat deze plekken worden opgevuld.
10 tips om no show tegen te gaan
Communicatiecoach.com geeft je 10 tips om no show tegen te
gaan. Doe er je voordeel mee!
- Organiseer geen standaard evenement. Geef mensen het idee
dat ze bij iets bijzonders aanwezig zullen zijn.
- Denk vanuit het perspectief van de ontvanger. Wat willen
ze horen, zien en beleven. Combineer dat met de boodschap
die je wilt overbrengen.
- Een simpele brief als uitnodiging is niet meer genoeg.
Er moet een mini communicatieplan komen waarin via diverse
media op verschillende momenten de gasten worden benaderd.
Naast een fysieke uitnodiging kan dit bijvoorbeeld door
middel van internet/extranet.
- Communiceer belangrijke zaken uit het programma, die
mensen kunnen trekken. Denk bijvoorbeeld aan een BN’er
(bekende Nederlander), zoals artiesten, politici e.d..
- Communiceer ruimschoots van te voren, zodat gasten dit
makkelijk kunnen inplannen.
- Denk aan vakantieperioden. Mensen willen nog wel eens
op het laatste moment vrij nemen, om bij de kinderen te
zijn bijvoorbeeld.
- Herinneringen. Bellen, e-mailen, met opzet een programmawijziging
opsturen zodat je een reden hebt voor een contactmoment.
Het is zaak gasten voortdurend wakker te schudden, ze even
aan het evenement te herinneren.
- Wanneer een evenement jaarlijks plaatsvindt kun je een
zwarte lijst opstellen met mensen die zonder bericht niet
zijn komen opdagen. Het jaar erop nodig je deze mensen niet
meer uit.
- Incentive. Trigger mensen om te komen door ze iets in
het vooruitzicht te stellen. Denk aan een cadeau of bij
een beurs een gratis uitrijkaart van de parking.
- Maak het evenement niet te lang. Sommige dingen kunnen
alleen een hele dag, maar soms kan het ook in 2/3 uur. Bij
een dagdeel of minder is het handig om mensen op de weg
naar hun werk of huis een evenement aan te bieden. Dit kost
ze dan geen hele werkdag en ze zitten dan toch al in de
auto.
Door:
De auteur, Martijn Hemminga, is initiator en hoofdredacteur van Communicatiecoach.com en zustersite Amcinfo.nl, de site over arbeidsmarktcommunicatie. Verder heeft hij zijn eigen bureau Nr29 arbeidsmarktcommunicatiemanagement, dat zich richt op de strategie en organisatie van arbeidsmarktcommunicatie. Tenslotte is hij één van de initiatiefnemers van de AMC Academie, een organisatie die masterclasses aanbiedt op het gebied van recruitment en arbeidsmarktcommunicatie.
Bron: High Profile
