1. Is een evenement het juiste middel?
Een evenement begint met een aanleiding. Waarom willen we iets organiseren. Bestaat de organisatie zoveel jaar, is er een productlancering of moeten medewerkers worden gebonden? Vaak krijgt de communicatie- of evenementenafdeling een verzoek om naar aanleiding van een komende gebeurtenis een evenement op te zetten. En de eerste vraag die je als organisatie zou moeten stellen indien de opdrachtgever om een evenement vraagt, wat de doelstelling is. Want een evenement is geen doel op zich maar een middel om een doel te bereiken. En wellicht is een evenement helemaal niet de beste wijze. Adviseer als communicatie- of evenementenafdeling de opdrachtgever en kom met alternatieven als je vindt dat een evenement niet passend is.

Indien een evenement goed past bij de doelstelling ga je extra informatie verzamelen die je nodig hebt om de hoofdlijnen uit te zetten:

• Omschrijf de aanleiding. Waarom wordt het evenement gehouden en hoe past het in de totale communicatiemix?
• Omschrijf de hoofddoelstelling en eventuele subdoelstellingen. Wees zo concreet mogelijk en zorg dat het meetbaar is. Een vraag die je je altijd moet stellen is: Met welk gevoel moeten de gasten aan het einde van het evenement weggaan?
• Omschrijf de doelgroep. Niet alleen de soort (medewerkers of klanten), maar ook kenmerken zoals leeftijd, geslacht e.d. om zo een goed beeld te krijgen van de doelgroep.
• Wat zijn uitgangspunten waar je rekening mee moet houden. Bijvoorbeeld bepaald tijdstip, weersomstandigheden, evenementen in het verleden, wat concurrenten doen, feestdagen etc.
• Wat is het budget dat je tot je beschikking hebt?

2. Samenstellen projectteam
Afhankelijk van het soort evenement heb je mensen van andere afdelingen nodig. Bij interne communicatie-evenementen bijvoorbeeld mensen van P&O en bij marketingevenementen Sales-medewerkers. Het projectteam draagt gezamenlijk het evenement en ieder heeft een rol. Een projectteam wilt niet zeggen dat deze ook de uitvoering hoeven te doen. Dit komt later ter sprake. De rolverdeling binnen het projectteam is ook van belang. Wie is de hoofdverantwoordelijke en wie houdt bijvoorbeeld het budget bij. Tip: bij sommige evenementen is het belangrijk om draagvlak te krijgen van bepaalde/alle afdelingen. Door van deze afdelingen 1 vertegenwoordiger te hebben en deze vroegtijdig te betrekken dragen zij mede het evenement en helpen het te verkopen aan directe collega's.

3. Zelf doen of uitbesteden
Tussen alles zelf doen en alles uitbesteden zitten nog alle denkbare vormen van organisatie van een evenement. De keuze om derden erbij te betrekken ligt aan beschikbare tijd, budget, kennis en ervaring.

4. Concepten/programmavoorstellen
Het concept beschrijft hoe het evenement in hoofdlijnen eruit komt te zien. Middels een creatief proces van brainstormen kom je tot een concept voor het evenement. Je hoeft in deze fase nog niet één definitief concept te hebben, maar kunt met 2 of 3 alternatieven komen, waaruit de (interne) opdrachtgever kan kiezen.

5. Hét concept uitwerken
Wanneer er een concept is gekozen moet deze worden uitgewerkt. Het programma moet worden uitgewerkt tot het definitieve concept. Zaken als doelstellingen, uitgangspunten, doelgroepen, budget en programma vind je terug in dit document.

6. Voortgangsbewaking middels voorbereidingsdraaiboek
Om de voortgang van de organisatie te bewaken dien je te werken met het voorbereidingsdraaiboek. In dit document wordt vanaf de eerste vergadering alle afspraken en feiten met betrekking tot het evenement in chronologische volgorde genoteerd. Wie doet wat en wanneer. Naarmate het evenement dichterbij komt zullen meer acties in het voorbereidingsdraaiboek komen.

7. Het dagdraaiboek
Een dan van te voren en/of op de dag zelf komt er een dagdraaiboek. In dit dagdraaiboek staat alle informatie die je als organisatie nodig hebt op dé dag. De acties ( wie doet wat en wanneer, maar ook telefoonnummers, briefings, afspraken etc. In een aparte checklist zal Communicatiecoach.com binnenkort uitgebreid stil staan bij het draaiboek.

8. Opvolging
Opvolging klinkt wellicht raar, maar na ieder evenement zijn er nog vaak zaken die moeten worden afgemaakt. Leads die door sales moeten worden nagebeld, foto's die naderhand moeten worden opgestuurd etc. Zorg dat deze activiteiten van te voren in de agenda's van de betrokkenen zijn gezet.

9. Evaluatie
Last but not least de evaluatie. Wat ging goed, wat kon beter, wat ging mis? Wat zijn de leermomenten en en hoe kan het een volgende keer worden voorkomen. Ook een evaluatie onder de gasten houden is goed om een beeld te krijgen hoe het evenement door de doelgroep is ervaren.

Om een evenement tot een succes te maken, komt er meer bij kijken dan alleen deze stappen te doorlopen. Toch is een goed gedegen projectplanning al bijna de helft van het succes.

Door:

De auteur, Martijn Hemminga, is initiator en hoofdredacteur van Communicatiecoach.com en zustersite Amcinfo.nl, de site over arbeidsmarktcommunicatie. Verder heeft hij zijn eigen bureau Nr29 arbeidsmarktcommunicatiemanagement, dat zich richt op de strategie en organisatie van arbeidsmarktcommunicatie. Tenslotte is hij één van de initiatiefnemers van de AMC Academie, een organisatie die masterclasses aanbiedt op het gebied van recruitment en arbeidsmarktcommunicatie.

 

Bronnen: High Profile | KNHB | Zakelijke Evenementen, Lenny Kaarsgaren