Organisatie | Exposure (Persactiviteiten) | Exposure (Nevenactiviteiten) | Stand | Standbemanning | Logistiek | Drukwerk

Organisatie

• instellen projectgroep
• bepalen doelstellingen beursdeelname
• vaststellen relevante doelgroepen
• vaststellen te presenteren producten/diensten
• afsluiten verzekering
• opstellen draaiboek voor beursdagen
• opstellen begroting
• kostenbewaking
• regelmatige interne communicatie over stand van zaken
• samenstelling en interne distributie van perspublicatie
• analyse en evaluatie van beursdeelname
• follow-up beurscontacten

Exposure (Persactiviteiten)

• teksten ten behoeve van beurscatalogus
• aanleveren van informatie voor op de internetsite van de beurs of voor een beursbulletin
• persbericht over deelname met informatie over te tonen producten/diensten (referentieprojecten) en eventuele nevenactiviteiten tijdens de beurs ten behoeve van de vakpers (tenminste 6 weken voor beurs verzenden) uitnodiging voor een bezoek aan de stand, het bijwonen van nevenactiviteiten.
• persbericht over presentatie nieuw product of nieuwe dienst, uitkomsten van gehouden onderzoek of ander relevant nieuws (verzenden naar afdeling perszaken algemene media enkele dagen voor de beurs) · samenstellen van persmap met verzonden persberichten, documentatie, foto's (voorraad persmappen neerleggen in de perskamer van het beurscomplex en beschikbaar houden in de stand voor bezoekende journalisten)
• registratie van journalisten die de stand bezoeken
• foto's van speciale activiteiten met bijschrift neerleggen in de perskamer

Exposure (nevenactiviteiten)

• introduceren van een nieuw product / nieuwe dienst
• everen van sprekers voor, en aan de beurs gekoppelde seminars of lezingenprogramma (inlooptheater, op beursvloer)
• organiseren van een eigen seminar of lezing ( inlooptheaters, locatie binnen de Jaarbeurs)
• organiseren van speciale demonstraties
• het gericht uitnodigen (op bepaalde tijdstippen) van bepaalde relaties, beursdating ( 1 maand voor beurs operationeel)
• relatiegeschenken, weggeefartikelen, relatie-event
• beursinformatie op eigen website, link naar beurssite

Stand

• benodigde oppervlakte
• plaats van de stand op de beur
• definitieve inschrijving
• gewenste globale indeling (balie, bar, spreekruimte, documentatieruimte, zitjes, keuken)
• standontwerp (eenmalig gebruik of systeemwand)
• indienen standtekening bij organisatie
• huur promotionele middelen
• huur van voorzieningen, middels formulieren in handboek (elektra, telefoon, water etc.) inrichting (panelen, teksten, illustraties, lichtbakken, video, meubilair, stoffering, keukenapparatuur en demonstratiemateriaal,)
• decoratie (huisstijl, bloemen)
• apparatuur (fax, pc, modem)
• catering (extern of zelf doen)

Standbemanning

• keuze standmanager en overige medewerkers die op de beurs aanwezig zullen zijn
• reserveren hotelaccommodatie
• vaststellen of ook extern personeel moet worden ingehuurd
• opstellen roulatieschema
• regelen maaltijden
• voorbereiden bezoekersregistratie en vastleggen van gevoerde gesprekken
• instructie en training standbemanning
• regelmatig interne informatie en motivering medewerkers

Logistiek

• transport stand
• informeren standbouwer over logistieke aspecten bij de Jaarbeurs
• opbouwen afbraak stand
• verblijf en vervoer standbemanning
• aanvraag badges standbemanning
• transport apparatuur, documentatiemateriaal

Drukwerk

• inventarisatie bestaand documentatiemateriaal
• eventueel voorraad laten bijdrukken
• speciaal voor de beurs te ontwikkelen drukwerk
• uitnodigingsbeleid middels kaart/brief voor relaties
• advertenties voor beurscatalogus
• badges en visitekaartjes standbemanning
• documentatiemap/persmap