Wat is een Content Management Systeem (CMS)?
Voor een goed begrip van de werking van een CMS is het nodig
vooraf duidelijk te maken wat er wordt verstaan onder 'content'
en 'content management'. Content kan omschreven worden als
het geheel van informatie in de vorm van tekst, beeld en geluid.
Content management is het ontwikkelen, beheren (opslaan, verrijken,
ontsluiten), distribueren en presenteren van deze informatie.
Een CMS is niets anders dan een script dat een deel of alle
activiteiten van het beheren van content automatiseert.
Een CMS heeft een drietal kenmerken:
- Het is een geautomatiseerd publicatiesysteem;
- Het maakt een scheiding tussen content, opmaak en structuur
(en eventueel rollen);
- Het biedt de mogelijkheid om dynamisch informatie te kunnen
publiceren uit een bron van herbruikbare content-componenten.
Voordelen van een CMS
Het gebruik van een CMS heeft vele voordelen, waaronder:
- Gemakkelijk actualiseren van de aanwezige content
Content kan makkelijk worden aangemaakt en worden gewijzigd,
zonder technische kennis.
- Gemakkelijk aanpassen en bewaken van vormgeving
Daar de content en het design gescheiden is, is het design
met één druk op de knop te wijzigen, zonder dat dit consequenties
heeft voor de content.
- Duidelijke rolverdeling van de gebruikers
In de gehele organisatie kunnen mensen een stukje van de
site beheren. Wanneer ze iets willen plaatsen, kan iemand
anders de tekst accorderen en live zetten.
- Mogelijkheid tot het bekijken van informatie op meerdere
kanalen
Met een CMS is het relatief eenvoudig om de content van
een website ook te laten 'inlopen' op een imode- of wap-site.
Een CMS klinkt fantastisch maar is meer dan
een stuk techniek implementeren. Procedures en trainingen
zijn nodig om een CMS goed te laten integreren binnen organisaties.
Zeker bij een CMS waarbij mensen in de gehel organisatie content
kunnen aanpassen is het van belang een goede structuur te
maken en mensen goed te trainen in de werking van het CMS.
Maar ook moet er rekening worden gehouden
met de kosten die komen kijken bij aanpassingen. Uit onderzoek
van Jupiter research van begin 2003 blijkt dat 61% van de
organisaties uit het onderzoek een deel of zelfs helemaal
hun websites inmiddels weer met de hand beheren. Jupiter kwam
erachter dat wijzigingen van de eenmaal ingerichte systemen
vaak erg duur uitvallen. Daardoor verplaatst veel van de geautomatiseerde
workflow zich na verloop van tijd weer terug naar mensenhanden.
De keuze voor een bepaald CMS Er zijn honderden
CMS-en op de markt en er komen er wekelijks bij. De keuze
voor een systeem wordt hierdoor niet makkelijker. Belangrijk
is om voordat je gaat kijken naar systemen eerst in kaart
gaat brengen wat je nodig hebt. Met dit wensenlijstje kun
je vervolgens systemen gaan testen en beoordelen. Maar waar
moet je aandenken bij een keuze voor een CMS? Hieronder vind
je een aantal belangrijke punten waar je aan moet denken:
- Dynamisch of Statisch?
In veel CMS-en is de laatste stap het publiceren: de content
wordt geplaatst op de site. De webpagina's zijn na publicatie
voor alle bezoekers gelijk en niet (of beperkt) interactief
of gepersonaliseerd. Voordelen van deze oplossing zijn eenvoud,
snelheid en enorme schaalbaarheid. Het nadeel is natuurlijk
de beperkte interactiviteit. Het alternatief is een dynamische
opbouw. Dit betekent dat een pagina iedere keer dat hij
wordt opgevraagd opnieuw wordt samengesteld. Dit maakt interactiviteit
en personalisatie mogelijk.
- Architectuur: Platform of Server?
De meeste CMS-applicaties bieden een volledig platform voor
website management: de site wordt ontwikkeld 'in' het CMS.
Dat biedt een eenduidige architectuur, maar beperkt tevens
de mogelijkheden. Een andere oplossing is een 'Server'-architectuur,
waarbij het CMS slechts als component wordt gezien binnen
de site. Dit maakt het veel makkelijker om ook andere componenten
en processen (zoals CRM, productmanagement of logistiek)
te combineren tot één geheel, wat van belang is als je systemen
wilt koppelen. Uitgebreide webshops zijn veelal gekoppeld
aan back-office systemen, zoals facturering en logistiek.
- In context editing of aparte redactie-ingang?
De meeste CMS-en hebben een aparte ingang waar redacteuren
kunnen inloggen en artikelen kunnen schrijven, opmaken en
publiceren. Deze achterkant is vaak eenvoudig van opmaak
en is gericht op productiviteit. Maar het is soms lastig
te voorzien hoe het eindresultaat, de website, er uit zal
zien na publicatie. Een andere werkwijze is 'In Context
Editing'. CMS-en die dit bieden maken het mogelijk de 'voorkant'
van de site in een 'edit-mode' te zetten en vervolgens direct
te bewerken. Veel eenvoudiger, maar ook dit heeft nadelen.
Want wanneer content gepersonaliseerd wordt aangeboden of
gepubliceerd wordt naar meerdere kanalen (websites of imode-sites
bijvoorbeeld), geeft bewerken aan de voorkant natuurlijk
niet meer de reële situatie weer.
- Positionering: High-end of Low-end?
CMS-pakketten zijn er van heel duur (vele tonnen) tot volledig
gratis (open source). Dure pakketten zijn meestal ook veel
duurder te implementeren: als vuistregel geldt voor een
low-end CMS ongeveer éénmaal het licentiebedrag, voor high-end
systemen tot vijf maal het licentiebedrag. High-end pakketten
pretenderen natuurlijk meer te bieden. maar dat hoeft niet.
En als dat zo is, heeft u die mogelijkheden dan wel nodig?
Vaak blijkt het zeer moeilijk de vele mogelijkheden te bevatten
en concreet toe te passen.
- Software: maatwerk of pakket?
Standaardpakketten zijn er voor standaardoplossingen. En
voor sommige bedrijven is dat precies wat ze nodig hebben.
Maar veel organisaties willen meer. Ze beheren bijvoorbeeld
niet één site maar meerdere. Dat doen ze met verschillende
afdelingen, vanuit meerdere vestigingen, gevestigd in verschillende
landen en werelddelen. Ze willen koppelingen naar interne
systemen, workflowfunctionaliteit of veel conversiemogelijkheden.
In dat soort gevallen is maatwerk onvermijdelijk. Vaak wordt
daarbij overigens wel een standaardpakket als startpunt
gebruikt.
