Feitelijk is het internet een computernetwerk dat computers in staat stelt met elkaar te communiceren. Een website op het Internet is wereldwijd toegankelijk voor personen en organisaties in zowel de contextuele als de transactionele omgeving en de organisatie zelf (Tiggelaar, 2000). Volgens Boonstra (1992) kan, redenerend vanuit de kern (i.e. de organisatie), de transactionele omgeving omschreven worden als dat deel van de omgeving waarmee directe interactie plaatsvindt, en dat direct van invloed is op de richting en de resultaten van de organisatie. Onder de contextuele omgeving vallen politieke, economische, sociale en technologische ontwikkelingen. Aangetekend moet worden dat de grenzen tussen transactionele en contextuele omgeving vandaag de dag niet meer zo scherp te trekken zijn.

Intranet en extranet zijn op internettechnologie gebaseerde toepassingen die toegankelijk zijn voor een beperkte groep geautoriseerde gebruikers. Het intranet is toegankelijk voor degenen die zich bevinden in de organisatie (A). Het extranet is toegankelijk voor degenen die zich bevinden in de organisatie en in de transactionele omgeving (B). Het internet is, zoals reeds vermeld, tevens toegankelijk voor personen en organisaties in de contextuele omgeving (C).

Het onderscheid tussen Intranet, extranet en internet heeft echter steeds minder betrekking op het fysieke netwerk, maar steeds vaker op de toegankelijkheid van de software applicaties die gebruik maken van het netwerk (Meester). Zodra applicaties alleen binnen het eigen (bedrijfs) netwerk toegankelijk zijn, spreekt men over een Intranet. Als dezelfde applicatie ook middels een webserver via het Internet toegankelijk is, spreekt men over een extranet. In feite is een extranet dus niets meer of minder dan het geheel of gedeeltelijk openstellen van een Intranet. De organisatie kan bepaalde personen of organisaties expliciet toestemming geven tot bepaalde delen van het interne netwerk (Intranet).

Mogelijke toepassingen van een extranet
Je kunt jezelf de vraag stellen wat het nut is van een extranet. Welnu, de belangrijkste reden is het feit dat een extranet middelen biedt om samenwerken te vereenvoudigen. Het doel van een extranet is het stimuleren en vereenvoudigen van communicatie en uitwisseling van informatie tussen de organisatie enerzijds en klanten en relaties anderzijds.

Een voorbeeld van een extranet kan zijn het inrichten van een gedeelte voor je dealers en resellers, waarbij zij uiteraard privileges hebben die gewone websitebezoekers niet hebben. Een ander voorbeeld is het inrichten van een extranet voor vaste relaties of leden van een bedrijvenkring.

Voor- en nadelen van een extranet
Aangezien een extranet een uitbreiding is van een Intranet, kent het vrijwel dezelfde voor- en nadelen als een Intranet. Zonder een volledig overzicht te willen geven, noem ik enkele voordelen van een extranet. Op de eerste plaats de toegankelijkheid van informatie. Klanten en relaties hebben vanuit meerdere plaatsen toegang tot de juiste informatie. Op de tweede plaats versterkt een extranet de binding tussen klanten en relaties enerzijds en de organisatie anderzijds. Op de derde plaats ten slotte leidt een extranet tot een kostenbesparing. Met name papier- en distributiekosten kunnen drastisch verlaagd worden.

Naast de genoemde voordelen kent een extranet helaas ook een aanzienlijk nadeel. Een intern netwerk dat niet aangesloten is op het Internet is zeer eenvoudig volledig te beveiligen. Zodra dit interne netwerk echter aangesloten wordt op het wereldwijde Internet, gaan aspecten als beveiliging en privacy een grote rol spelen. Hetzelfde geldt voor een extranet. Er wordt weliswaar slechts een geautoriseerde groep toegelaten op het interne netwerk, maar er zullen altijd lieden zijn die proberen de beveiliging te omzeilen. Bovendien wordt het voor kwaadwillende klanten en relaties wellicht eenvoudiger om vertrouwelijke bedrijfsinformatie te bemachtigen. Met andere woorden, een goede, degelijke beveiliging is cruciaal voor het welslagen van een extranet.

extranet en relatiemarketing
Het gebruik van een extranet kan een belangrijke bijdrage leveren aan de CRM-doelstellingen. Voorheen werd een aanzienlijk deel van het marketingbudget besteed aan niet-klanten. Geleidelijk aan wordt echter meer aandacht gegeven aan de 80/20-regel (bedrijven realiseren ongeveer 80 procent van de omzet bij 20 procent van de klanten). Door gebruik te maken van CRM kan aan een juiste toewijzing van de marketing- en verkoopinspanningen van de organisatie gewerkt worden (Curry et al., 1998).

Een extranet is zoals reeds vermeld een gehele of gedeeltelijke openstelling van het Intranet van een organisatie. Het doel is het stroomlijnen van communicatieprocessen. Aangezien alleen geautoriseerde personen en organisaties toegang hebben tot een extranet is het mogelijk een databank aan te leggen waarin vastgelegd wordt welke documenten deze gebruikers hoofdzakelijk opvragen. Op die manier kan informatie toegespitst worden op de wensen van specifieke klanten en resellers. Als een organisatie besluit een extranet in te richten voor die 20 procent van de klanten die verantwoordelijk zijn voor 80 procent van de omzet, kan dit de relatie tussen beide organisaties enkel ten goede komen. Immers, de klant krijgt informatie op maat en marketing- en verkoopinspanningen kunnen gerichter uitgevoerd worden. Het extranet is met andere woorden een uitstekend medium voor relatiemarketing.

Door:

De auteur heeft Communicatie- en Informatiewetenschappen gestudeerd aan de Universiteit van Tilburg. Hiervoor heeft hij Communicatie gestudeerd aan Fontys Hogescholen Tilburg. Momenteel is Robert werkzaam bij de Universiteit van Tilburg, departement Economische Psychologie. Zijn specialisatie is nieuwe media. Kijk voor meer informatie op zijn site.