Toch is het niet de hoogte van de productiekosten die bepalend is voor een succesvolle A.V.-productie. De A.V.-productie is succesvol als de boodschap die een organisatie wil uitdragen, overkomt en aanslaat bij de doelgroep. Bedenk dat een goede A.V.-productie gebruik maakt van twee zintuigen: zien en luisteren. Dus is de impact van dit middel is groter dan van een brochure.

Deze checklist is te gebruiken bij de productie van bijvoorbeeld een film, commercial CD-rom of DVD.

Doelstelling | AV-middelen | Doelgroep | Keuzecriteria | Inhoud & vorm | Huisstijl | Aandachtspunten | Planning & voorbereiding | Vertonen van de AV-productie | Inschakelen van een externe partij | Budgettering | Evaluatie

Doelstelling

• Welke boodschap wil je uitdragen?
• Is een audiovisuele presentatie noodzakelijk?
• Is een A.V.-productie (verder AV genoemd) effectiever dan een brochure, advertentie of ander middel?
• Wat is het doel van de AV:
  • Verkoopbevordering;
  • Imagoversterking;
  • Informeren;
  • attitudeverandering;
  • educatie;
  • attenderen/interesseren;
  • demonstreren (bijvoorbeeld werling product);
  • amuseren;
  • introduceren;
  • argumenteren;
  • recruitment.
• Heb je een afgebakende doelstelling of een combinatie van meerdere doelstellingen?
• Is de AV het enige medium dat gebruikt wordt om de boodschap over te brengen of maakt het programma deel uit van een groter geheel, bijvoorbeeld een campagne?
• Hoe is de samenhang met andere media die al worden toegepast of die je van plan bent toe te passen?
• Ga je de productie in eigen beheer doen of besteed je het uit?

AV-middelen

Alle visuele middelen die de verbale boodscháp ondersteunen worden in de communicatie AV-middelen genoemd. De keuze is afhankelijk van doel en doelgroep. Enkele eenvoudige AV-middelen zijn: whiteboard, flipover, overheadprojectie en diaprojectie. Deze briefing is vooral van toepassing op de uitgebreide middelen zoals:

• Video
• Computeranimatie
• Film
• CD-rom
• DVD
• Lasershow

Doelgroep

• Welke groep(en) wil je met het programma bereiken?
• Komt de doelgroep uit een specifieke (bevolkings)groep?
• Behoren daar ook allochtone en/of buitenlandse kijkers toe?
• Zo ja, zijn er verschillende talenversies nodig? Hoeveel
• Met welke cultuurverschillen moet er rekening worden gehouden?
• Waaruit bestaat de doelgroep overwegend uit: mannen, vrouwen, kinderen of gemengd?
• Hoe groot is de doelgroep?
• Wat is de gemiddelde leeftijd van de doelgroep?
• Wat is het gemiddelde opleidingsniveau?
• Is de doelgroep al bekend met de organisatie? Zo ja, wat is hun houding t.o.v. de organisatie?
• Hoe groot is de voorkennis over het onderwerp?
• Heb je de doelgroep al eerder op een of andere wijze geïnformeerd (Met welke middelen)?
• In welke toonzetting kun je de doelgroep het best bereiken:
  • Commercieel;
  • Technisch;
  • Humoristisch;
  • Serieus;
  • Dynamisch;
  • Bescheiden;
  • Ritisch;
  • Levendig;
  • Terughoudend?
• Hoeveel mensen wil je bereiken?
• Binnen welk tijdvak?
• Wat zijn de geschatte kosten per kijker?
• Heb je dit bedrag ervoor over?

Keuzecriteria

De inhoud van de boodschap kent verschillende aspecten. Elk aspect is bepalend voor de strekking van de boodschap. Onderstaande kenmerken kunnen helpen bij het omschrijven van de gewenste inhoud van de boodschap.

• Elementen:
  • visueel (functionele kleuren),
  • auditief.
  • omvangrijk,
  • complex.
  • abstract.
  • concreet,
  • statisch.
  • dynamisch.
• Werkvorm:
  • motiveren,
  • instrueren,
  • informeren,
  • analyseren,
  • Ieren.
• Aan wie wordt de productie getoond (grote groep, kleine groep).
• In welke situatie wordt de productie getoond (Beursvloer, zaal, vergaderruimte, big screen in de open lucht etc.)

Inhoud en vorm

• Wat is de boodschap?
• Beperk je je tot 1 onderwerp of komen er meer aan bod?
• Welke elementen moeten er miniaam aan de orde komen?
• Wat is de kern van het betoog?
• Omschrijf datgene wat je over wilt brengen in één zin.
• Is de boodschap goed te visualiseren?
• Is de boodschap non-verbaalover te brengen?
• Wat is de gewenste verhouding tussen beeld en gesproken/leesbaar woord?
• Zijn er A V -producties in omloop met een overeenkomstige boodschap? Zijn deze wel/niet bruikbaar?

Huisstijl

• Dient de productie in een huisstijl te worden gezet?
• Wat zijn de belangrijkste kenmerken?
• Mag/kan het logo gemanipuleerd worden door computeranimatie?

Aandachtspunten

• Hoe lang moet de productie duren? (Denk eraan dat de aandacht en interesse van de kijker een beperkte duur hebben.)
• Moet er sprake zijn van interactiviteit?
• Is de AV-presentatie onderdeel van een groter geheel ( ontvangst, toespraak, rondleiding, vertoning van meerdere programma' s)?
• Is de tijd die voor de AV-presentatie is gereserveerd, in evenwicht met andere programma-onderdelen?

Planning en voorbereiding

• Stel een lange-termijnplanning op.
• Wat kun je beter uitbesteden? Door wie en waar?
• Stel een korte-termijnplanning op.
• Is er ruimte voor tussentijdse evaluatiemomenten?
• Hoe ziet de interne productieschema er uit?
• Wanneer moet het scenario gereed zijn?
• Wanneer de werkkopieën?
• Wanneer de oplevering?
• Wanneer de kopieën?

Vertoning van de AV-productie

• Waar en op welke wijze ga je het programma vertonen? Beurzen, verkoopdagen, trainingen/seminars/workshops, demoruimte.
• Wordt de productie met of zonder begeleiding bekeken?
• Hoeveel duplicaten moeten er worden gemaakt?

Inschakelen van een externe partij

• Welke producent kies je en op grond waarvan?
• Indiener al contacten bestaanmet een AV-producent, biedt deze dan ook voldoende inzicht in de verschillende mogelijkheden?
• Is de briefing aan de producent helder en duidelijk? Staan alle vereiste gegevens goed op papier (omschrijving doelgroep, doeleinden enz.)?
• Vraag om een debriefing van de producent om na te gaan of hij alles goed heeft begrepen. Eventuele vragen en/of onduidelijkheden kan deze dan hierin verwerken.
• Staan alle gemaakte afspraken op papier (contract)?
• Wordt de belangrijkste informatie aan het begin van de AV behandeld?
• Wordt de belangrijkste informatie aan het einde beknopt herhaald?
• Zijn inhoud en vorm eenvoudig te houden?
• Komen de belangrijke zaken voldoende aan de orde?
• Kunnen wijzigingen worden aangebracht in de uiteindelijke productie? Hieronder verstaan we de mogelijkheid om op een eenvoudige en goedkope manier veranderingen aan te brengen (bijv. updating van omzetcijfers, grafieken, beursnoteringen). Zit dit in het budget inbegrepen?

Budgettering

• Welk budget heb je beschikbaar?
• Maak een voorlopige calculatie voor de kosten van:
  • briefing
  • concept
  • synopsis
  • storyboard
  • productie
  • tussentijdse presentaties (rushes)
  • geluidsopnamen (studio)
  • voice-over stem
  • geluid (muzjek)
  • auteursrechten Buma Stemra
  • sfeerbeelden uit stock van derden
  • animatie
  • decorbouw
  • studiokosten
  • locatiekosten
  • catering
  • kopieën, videobanden e.d.
  • - hardware-investeringen (afspeelapparatuur, zoals video's en DVD-spelers)
  • distributie en begeleiding

Evaluatie

Voorat je de AV-productie in gebruik neemt, is een grondige evaluatie vereist. Daarmee verklein je het risico dat het materiaal niet aan het gestelde doel voldoet. Tussentijdse evaluaties tijdens de productie zijn aan te raden; praktische evaluatiemomenten kunnen zijn:

• Script-evaluatie met behulp van een 'storyboard';
• Proefopnames;
• Ruwe montage.

Zo krijg je al in een vroeg stadium inzicht in de vorm van het programma en de mogelijke effecten die het programma teweeg zal brengen. Bovendien vermijd je dat na de complete montage veranderingen moeten worden aangebracht. Wijzigingen vóór de montage van de film zijn eenvoudiger en goedkoper. Gehuurd materiaal kun je van tevoren bij de leverancier bekijken.

Op Communicatiecoach.com vind je binnenkort een document over het evalueren van AV-producties.