Wat is een persconferentie?
Tijdens een persconferentie wordt een nieuwsfeit openbaar gemaakt en toegelicht aan journalisten. Een persbijeenkomst is zinvol indien een nadere toelichting op een persbericht van belang is. Het bieden van een reactiemogelijkheid aan journalisten is hierbij uitgangspunt. Een persconferentie is dus meer dan het voorlezen van een persbericht.

Wanneer een persconferentie?
Bedenk vooraf goed of een persconferentie wel noodzakelijk is. Indien een mededeling ook via een persbericht kan worden gedaan, moet je geen persconferentie organiseren. Organiseer deze alleen wanneer je meerwaarde kunt bieden middels direct contact met de pers. Zoals de lancering van een nieuw product dat journalisten werkend kunnen zien, de opening van een nieuw gebouw (inclusief rondleiding) of voorstellen van een nieuwe sterspeler in het voetbalelftal.

Voorbereiding

• Beslis over de vorm van de persconferentie die het meest past bij de inhoud van de boodschap: een ontbijt, lunch, theateropstelling, informele opstelling;
• Bepaal het tijdstip. Dit is afhankelijk van het medium dat je wilt bereiken. Voor de avondkranten, het tv-journaal en de radionieuwsdiensten is tussen 10 en 11 uur 's ochtends de beste tijd. Pers van ochtendkranten gaan liever in de middag naar een persconferentie. Weekbladen hebben een voorkeur voor het einde van de week;
• Kies een locatie die goed bereikbaar is per auto en openbaar vervoer. Let op spitstijden;
• Bespreek
  • de zaalopstelling;
  • de catering (voor en na);
  • de bewegwijzering (eventueel met vlaggen, affiches,.);
  • de audiovisuele faciliteiten;
  • een aparte interview- of werkruimte

• Kies een datum waarop nog geen andere persconferentie gepland is waar de pers ook naartoe zou kunnen;
• Kies de sprekers in functie van het programma: wie doet de inleiding, wie geeft een rondleiding enz.; geef een goede briefing aan al je betrokken collega's;
• Maak een lijst van uit te nodigen journalisten;
• Maak de uitnodiging, al dan niet met antwoordkaart en routebeschrijving;
• Verzend de uitnodiging liefst twee weken voor datum;
• Maak een lijst van genodigden, intern en extern;
• Bel enkele dagen vooraf naar de genodigden die nog geen reactie hebben gegeven;
• Maak eventueel naambadges of -kaartjes voor de sprekers in functie, afhankelijk van de grootte van de persconferentie en de aantal aanwezigen;
• Maak de persmappen aan met de volgende inhoud:
  • Een samenvattend persbericht;
  • Achtergrondinformatie over het onderwerp;
  • Organisatieprofiel met de kerncijfers;
  • Beschikbaar beeldmateriaal, liefst ook digitaal op cd-rom, DVD of USB-stick;
  • Beschrijving en eventuele bijschriften voor bij het beeldmateriaal;
  • Informatie over de sprekers, zoals een beknopt CV;
  • Speeches van de sprekers of een samenvatting ervan;
  • Afdrukken van de powerpointpresentatie;
  • Meest recente jaarverslag;
  • Enkele schijfvellen voor notities;
• Maak een aanwezigheidslijst;
• Brief je sprekers en oefen mogelijke (kritische) vragen.

Tijdens

• Ben op tijd aanwezig voor een algemene check van toiletten, ontvangst, gereserveerde parkeerplaatsen, audiovisuele middelen etc.;
• Ontvang de journalisten (ca. 30');
• Zorg dat iemand bereikbaar blijft voor verdwaalde of laatkomende journalisten;
• Overhandig de persmap met eventueel een foto, een cd-rom, een balpen;
• Begin stipt op tijd met de persconferentie
• Persconferentie mag drie kwartier tot maximaal anderhalf uur duren;
• Vul de aanwezigheidslijst in;
• Begeleid de interviews of fotoshoots achteraf;
• Bij het weggaan geef je eventueel nog een passend persgeschenk (gadget);
• Neem de persconferentie op om bijvoorbeeld achteraf op de site te zetten en voor de evaluatie achteraf.

Opvolging

• Volg de berichtgeving (b.v. knipselmap maken);
• Stuur de persmappen en eventueel fotomateriaal op naar de afwezigen;
• Stuur persknipsels naar de betrokkenen: zowel intern als extern;
• Wees bereikbaar voor eventuele vragen achteraf;
• Evalueer het resultaat van de persconferentie met de betrokkenen.

Door:

Naast bedenker en 'man achter' Communicatiecoach.com is de auteur initiatiefnemer van zustersites Amcinfo.nl, Communicatiestudent.nl en Communicatieplan.net. Verder heeft hij zijn eigen (arbeidsmarkt)communicatiebureau Nr29 en is hij als adviseur arbeidsmarktcommunicatie verbonden aan de TU Delft. Hiervoor is hij jarenlang actief geweest in diverse functies op het gebied van marketing en communicatie bij IT en netwerkbedrijf BT.

Bronnen: Het Media handboek, C. Huijskens en D. Istha | Communiceren met pers en media, R. Weyns | Wikipedia | Zibb.nl | NCDO