Het communicatieplan
Wanneer de keuze voor een nieuw pand en dito interieur gemaakt
is, dan is het zaak de communicatie omtrent het nieuwe onderkomen
aan te pakken. Aan een volledig en tijdig communicatietraject
gaat een gestructureerd plan vooraf: wat wordt wanneer, op
welke wijze en aan wie gecommuniceerd?
Je dient allereerst te bepalen wat uw communicatiedoelen
zijn in relatie tot de nieuwe huisvesting. Er zijn beduidend
meer mogelijkheden dan louter het informeren van de Kamer
van Koophandel, uw leveranciers en uw klanten middels een
standaard adreswijziging. Ook secundaire doelen als naamsbekendheid,
imagoverbetering, het genereren van free publicity of het
werven van personeel dienen in een weldoordachte overweging
aan de orde te komen. Tegelijkertijd dien je je te beraden
op de doelgroepen die je wenst te bereiken. Als uje je alleen
op direct betrokkenen wenst te richten, is naamsbekendheid
geen potentieel doel. Anderzijds geldt dat het actief genereren
van free publicity alleen interessant is als je bedenkt welke
doelgroep(en) je wenst aan te spreken. Gaat het om omwonenden,
bestaande relaties of potentiële nieuwe klanten? En wat zijn
de consequenties voor verschillende groepen, bijvoorbeeld
als het gaat om de bereikbaarheid of mogelijke overlast? Een
heldere en tijdige communicatie kan mensen tijdig van de benodigde
informatie voorzien en veel irritatie voorkomen.
Timing
In het communicatietraject rondom de nieuwe huisvesting zijn
twee hoofdfasen te onderscheiden. Enerzijds is er de fase
voorafgaand aan het verhuistraject, waarin het pand gebouwd
of aangepast wordt. Anderzijds is er het daadwerkelijke moment
van verhuizen, dus wanneer het nieuwe pand betrokken wordt.
Daar er dikwijls maanden -en soms zelfs jaren- benodigd zijn
om de eerste fase af te ronden, is het geen overbodige luxe
reeds tijdens de bouw of renovatie bewust stil te staan bij
het thema communicatie. Zo kun je in- en externe partijen
op de hoogte stellen van lopende ontwikkelingen en tegelijkertijd
uw organisatie op de voorgrond plaatsen. Zorg er altijd voor
dat de informatie op het moment van verspreiden relevant is
en tracht de informatie te segmenteren: verdeel de relevante
informatie in delen, bijv. 'de renovatie', 'omschrijving van
de nieuwe locatie' of 'de verhuizing' en stuur ze vervolgens
gefaseerd de wereld in. Zorg er ook voor dat een interval
tussen twee contactmomenten niet te lang duurt, zodat het
verhuisthema steeds top of mind blijft.
Communicatie naar de eigen medewerkers
Wanneer er sprake is van een verhuizing willen medewerkers
altijd eerst weten waar het nieuwe pand zich bevindt, hoe
het eruit komt te zien en waar in het pand ze zelf komen te
zitten. Informeer mensen daar dus over. Van belang is verder
om in kaart te brengen wat de overige gevolgen van de nieuwe
huisvesting voor de medewerkers zijn. Naast een nieuwe werkplek
zijn er wellicht consequenties m.b.t. de reistijd, de bereikbaarheid
of de hoeveelheid parkeerplekken. Stel vast welke gevolgen
voor welke medewerkers gelden en kies per verhuisonderdeel
voor een passende wijze van informatieoverdracht. Als slechts
enkele medewerkers een nieuwe plaats in de organisatie krijgen
voldoet een persoonlijk gesprek met de betrokkenen, terwijl
de nieuwe huishoudelijke regels wellicht beter kunnen worden
toegelicht in een algemene presentatie. Vergeet daarnaast
niet om de nieuwe medewerkers die in de periode voorafgaand
aan de verhuizing worden aangenomen al tijdens hun sollicitatie
op de hoogte te stellen van de naderende veranderingen.
Betrokkenheid
Het merendeel van de medewerkers waardeert het als ze betrokken
worden bij de totstandkoming van de nieuwe huisvesting en
bij voorkeur op zo'n manier dat ze nog met ideeën kunnen komen.
Geef mensen daarom de gelegenheid hun ideeën in te dienen
door het instellen van een klankbordgroep of door intern een
prijsvraag uit te schrijven. En, ook belangrijk, vergeet niet
een vervolg hieraan te geven! Wat tevens bijdraagt aan de
mate van betrokkenheid is het brengen van een gezamenlijk
bezoek aan de nieuwe locatie tijdens de bouw/renovatie, bijvoorbeeld
in de vorm van een house-warming-party.
Middelenkeuze ten behoeve van de interne communicatie
De keuze van de in te zetten communicatiemiddelen moet niet
al te lichtzinnig gemaakt worden. Het plaatsen van een boodschap
op intranet gaat weliswaar snel en gemakkelijk, maar is tegelijkertijd
heel vluchtig en de effectiviteit is lastig in te schatten.
Maak dus een bewuste keuze en wissel verschillende middelen
af. Een speciale editie van de verhuisnieuwsbrief zal door
iedereen worden gelezen, omdat - zonder uitzondering - iedereen
te maken krijgt met veranderingen. Ook een presentatie kan
vele zaken verhelderen en is zeker aan te raden als het vermoeden
bestaat dat veel medewerkers met vragen zitten. Een speciaal
verhuisboekje met een plattegrond met alle werkplekken kan
tevens als zeer welkom ervaren worden. Maar je kunt natuurlijk
ook meerdere doelgroepen tegelijk benaderen: zo gaat het bereik
van grote informatieborden of een maquette op een centrale
locatie in de hal uiteraard veel verder dan het eigen personeelsbestand.
Ook klanten en leveranciers zien de weergave van het nieuwe
pand, indien gewenst inclusief kleuren, materialen, indelingsplannen
of 3D-presentaties. Een communicatie-adviseur of reclamebureau
kan bij de vervaardiging hiervan de hulp inroepen van de huisvestingsadviseur.
Deze is immers in brede zin gespecialiseerd in verhuistrajecten
en kan je meer vertellen over de mogelijkheden.
Internal branding
Internal branding houdt kortweg in dat intern dezelfde merkwaarden
worden uitgedragen als extern, met het idee dat een interne
merkbeleving de motivatie verhoogt en positieve gevolgen heeft
voor de werksfeer en voor de mate waarin medewerkers trots
zijn op 'hun' organisatie. Alleen als de medewerkers geloven
in het eigen merk, zullen zij als 'ambassadeur' voor de organisatie
optreden. Uiteraard is er een nauwe verwantschap met het thema
betrokkenheid.
Een nieuwe huisvesting kan uitstekend een plaats krijgen
in het internal brandingtraject. Wanneer de keuze voor een
pand gemaakt is, is het zaak de medewerkers te informeren
over de relevante feiten omtrent de huisvesting. Het is van
belang dat de afdelingen Facility Management, Communicatie
en HRM samenwerken om de juiste informatie tijdig en correct
op de goede plaats terecht te laten komen. Wanneer dit proces
gestroomlijnd verloopt, kan de nieuwe huisvesting succesvol
worden ingezet als internal brandingelement. Informatie zorgt
voor kennisvermeerdering. En kennis van zaken kan weer resulteren
in positieve gevoelens. Vertel mensen dus dat er voor een
prestigieuze Amerikaanse architect gekozen is, wat er zo bijzonder
is aan de Feng Shui-inrichting of dat de vorm van het pand
uniek is. Trotse medewerkers zullen zich enthousiaster presenteren
naar in- én externe partijen en tevens een hogere mate van
arbeidssatisfactie ervaren.
Raakvlakken
Een nieuw pand, nieuw meubilair, een nieuw begin. Wat is een
beter moment om op meerdere gebieden met een schone lei te
beginnen? Een nieuwe huisvesting kan een goede gelegenheid
zijn om bijvoorbeeld een beleidswijziging in gang te zetten.
En het moment van ingebruikname van de nieuwe huisvesting
kan een zeer geschikt moment zijn om een nieuwe huisstijl
te introduceren. Voor dergelijke zaken geldt natuurlijk wel
dat ze tijdig voorbereid dienen te worden, dus geruime tijd
vóór de daadwerkelijke verhuizing.
Lees hier het tweede artikel in deze tweeluik
over herhuisvesting en externe communicatie.
Door:
De auteur is werkzaam bij Rietmeijer
Huisvestingsadviseurs, een onafhankelijk adviesbureau, gespecialiseerd
in bedrijfshuisvesting. Als grote speler op de Nederlandse
markt wordt er gewerkt voor kantoorhoudende organisaties,
voor winkels en voor horecagelegenheden. Maar bijvoorbeeld
ook voor beleggers die hun leegstaande kantoorruimte niet
verhuurd krijgen. De range van de activiteiten is enorm breed
en loopt van strategisch advies tot overall project- en bouwmanagement
en van interieurontwerp tot facilitair management.
