Communicatiecoach.com | interne communicatie: het personeelsblad

Vooral grote bedrijven
Uit het eerder genoemde onderzoek (representatief onder Nederlandse beroepsbevolking, 453 respondenten) komt naar voren dat personeelsbladen vooral bij grotere organisaties is ingevoerd. Van de werknemers die werkzaam zijn bij bedrijven/organisaties met minder dan twintig medewerkers, ontvangt slechts 15% een personeelsblad. Als we voor heel Nederland gaan kijken ontvangt 69% van werkend Nederland een personeelsblad en hiervan ontvangt een kwart twee bladen (van de eigen vestiging en een corporate versie). Meer over dit onderzoek vind je hier.

Personeelsblad als beleidsinstrument
Een personeelsblad is meer dan een informatiemiddel waarmee je als organisatie kunt communiceren naar je medewerkers toe. Een personeelsblad is één van de middelen die een organisatie kan inzetten om haar beleid naar de werknemers toe te brengen, om reacties te verkrijgen en om medewerkers te binden. Een medewerker wil bijvoorbeeld niet alleen weten wat het beleid van een organisatie is, maar ook wat zijn/haar rol is. Als management wil je ook graag weten wat medewerkers vinden van het beleid. Een personeelsblad moet daarom door het management worden gedragen. Als zij het medium niet serieus nemen en geen of niet voldoende medewerking geven, zal het personeelsblad gedoemd zijn te mislukken. Een personeelsblad is echter ook niet alleen de spreekbuis van het management. Een personeelsblad moet een min of meer onafhankelijke functie bekleden die de belangen dient van de medewerkers en van het management. Het personeelsblad moet geen kritiek en discussies schuwen, zolang het in dienst staat van het bedrijfsbelang.

Checklist opzetten personeelsblad
Onderstaande checklist geeft aan waar je aan moet denken bij de opzet van een personeelsblad.

Vaststellen doel: wat wil je bereiken met het personeelsblad. Beter geïnformeerde medewerkers, meer binding of iets anders. Belangrijk is om hier goed over na te denken. Alle vervolgstappen worden namelijk gebaseerd op de doelstelling.
Bepalen doelgroepen: het klinkt raar, maar personeelsbladen worden bijvoorbeeld ook wel naar leveranciers, aandeelhouders, gepensioneerden, werkgeversorganisaties, sollicitanten en (regionale) media gestuurd. · Budget: wat is het beschikbare budget.
Redactie bepalen: intern, extern of combinatie. In welke mate besteed je de redactie uit of doe je het zelf.
Bladformule bepalen, vaste opbouw rubrieken: wat wil je in iedere editie aan bod laten komen.
Uitvoering bepalen, formaat, oplage en verschijningsfrequentie: Moet het een gedrukte of digitale versie worden, welk formaat en hoe vaak verschijnt het personeelsblad.
Redactiestatuut: wat is de organisatorische plaats van de redactie, wat zijn de rechten, plichten, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de redactie.
Bepalen verspreiding: hoe wordt het personeelsblad verspreid. Per post verstuurd naar medewerkers thuis, in de postbakjes of op centrale afhaalpunten aanbieden.
Opzetten nulnummer: een eerste testnummer. Naar aanleiding van de reacties kunnen nog veranderingen worden doorgevoerd.
Druk eerste nummer: het eerste echte nummer, na het testnummer.
Evaluatie: lezersonderzoek. Wat vindt de doelgroep ervan en wat missen ze of willen ze veranderd zien.

Tips
Hieronder vind je een vijftal tips waar je wat aan hebt bij het opzetten van een personeelsblad.

Herkenbaarheid
De inhoud van het personeelsblad moet passen bij de cultuur van een organisatie. In een informeel bedrijf moet in het personeelsblad ook getutoyeerd worden.
Human touch
Maak een blad voor en over mensen en niet alleen over cijfers, doelstellingen, balanced scorecard of machines. Laat de mens achter de medewerker aan het woord.
Uitnodigend
Trek de aandacht van de medewerker door gebruik van illustraties, foto's, pakkende titels, korte inleidingen die de lees-appetijt opwekken, tussenkopjes en kaderstukjes.
Houd het kort
Geen ellenlange artikelen, maar beknopte teksten. Geef tekstschrijvers (intern of extern) van te voren duidelijk aan hoeveel woorden ze mogen gebruiken. Dit scheelt je achteraf weer schrapwerk.
Meten is weten
Onderzoek regelmatig wat medewerkers van het blad vinden. Alleen op deze wijze kun je een personeelsblad maken voor de medewerkers en kun je voorafgestelde doelstellingen meten.

Links
Hieronder vind je een aantal handige links over personeelsbladen.

Door:

Naast bedenker en 'man achter' Communicatiecoach.com is de auteur initiatiefnemer van zustersites Amcinfo.nl, Communicatiestudent.nl
en Communicatieplan.net. Verder heeft hij zijn eigen (arbeidsmarkt)communicatiebureau Nr29 en is hij als adviseur arbeidsmarktcommunicatie verbonden aan de TU Delft. Hiervoor is hij jarenlang actief geweest in diverse functies op het gebied van marketing en communicatie bij IT en netwerkbedrijf BT.

Bronnen: Research and Marketing (R&M) | Periodiek (PSH), Pieter A.J. Reintjes | Gramma Corporate Communications | Handboek Interne Communicatie, Eric J.M. Eggink