Er wordt behoorlijk wat afgeschreven binnen organisaties: denk aan de talloze e-mails, presentaties, plannen en voorstellen die dagelijks worden geproduceerd. Deze teksten hebben - vaak zonder dat mensen dit doorhebben - enorme invloed op de wijze waarop stakeholders denken, voelen en doen.
Goede zakelijke teksten kunnen daarom bijdragen aan kennismanagement, het bespoedigen van veranderprocessen en het op één lijn brengen van medewerkers en de bedrijfsstrategie. Goede teksten kunnen natuurlijk ook helpen bij het verwezenlijken van communicatie- en verkoopdoelen.
Blinde vlek
Toch maken niet alle organisaties optimaal gebruik van de potentie van zakelijke teksten.
Dit komt ten eerste doordat niet alle organisaties zich er bewust van zijn dat stakeholders in toenemende mate genoeg hebben van 'spin doctoring' en vaag of gezwollen taalgebruik.
Klanten, medewerkers en aandeelhouders willen vandaag de dag dat organisaties op heldere en authentieke wijze met ze communiceren. Ze willen in staat worden gesteld om zelfstandig en in vrijheid te kiezen wat iets voor ze betekent. Bedrijven die dat nalaten, zetten hun relatie met deze belangrijke bondgenoten op het spel.
Een tweede reden is dat weinig professionals hebben leren schrijven over de complexe onderwerpen die kenmerkend zijn voor organisaties. Communicatieprofessionals hebben vaak nog wel affiniteit met schrijven, maar 95% van alle teksten binnen organisaties wordt geschreven door medewerkers die weinig tot geen schrijftraining hebben genoten.
Zakelijk schrijven is een blinde vlek op het netvlies van de organisatie maar hoort dat niet te zijn. Schrijven is geen discipline die voorbehouden is aan communicatieprofessionals, maar een strategische vaardigheid met evenveel impact als management en leiderschap. Organisaties zouden in mijn optiek meer structurele aandacht moeten hebben voor de productie van goede zakelijke teksten.
Principes van schrijven
Daarbij rijst een aantal vragen. Wat is de onderliggende structuur van een goede tekst? Hoe plan en implementeert je zelf een slimme schrijfstrategie? Hoe doe je recht aan de complexiteit van het zakelijk verkeer zonder verwarrend en hoogdravend over te komen?
Om op deze vragen een antwoord te geven, heb ik een Engelstalig boek geschreven getiteld "Capture. Deliver. Excel.". Het boek identificeert de 7 principes van zakelijk schrijven en geeft aan hoe lezers die toe kunnen passen op onderwerpen zoals leiderschap, verandering, business development en de bedrijfscultuur.
Daarnaast geeft het boek praktische handvaten voor het ontwikkelen en het uitvoeren van een slimme schrijfstrategie. Deze kan worden toegepast op het schrijven van korte e-mails of nota's, maar ook op een ingewikkeld plan of voorstel. Deze blauwdruk stelt lezers in staat zelfstandig en effectief te schrijven over zakelijke onderwerpen.
Praktische instrumenten
Taal is een krachtig maar vaak vergeten strategisch middel binnen de organisatie. Het stelt stakeholders in staat uiting te geven aan wat ze denken en voelen. Tegelijkertijd beïnvloedt taal de attitude en het gedrag van diezelfde stakeholders. Als organisaties op een structurele manier aandacht zouden besteden aan de teksten die hun medewerkers produceren, zouden ze meer profijt uit hun teksten halen.
Met het boek is geprobeerd om (communicatie)professionals zowel een theoretisch denkkader als een aantal praktische instrumenten te geven waarmee ze effectiever en efficiënter kunnen schrijven. Het 90-pagina's tellende werk is gratis te downloaden van www.capturedeliverexcel.com.
