De meest optimale vorm van samenwerking is een partnership waarbij de partners elkaar optimaal aanvoelen en aanvullen. Daarom is het van belang om niet alleen als opdrachtgever het bureau te evalueren, maar ook andersom. Deze checklist gaat echter in op het evalueren van het bureau, maar met een beetje aanpassen, heb je een klantevaluatiechecklist.

De waardering voor een bureau is afhankelijk van vele factoren. Van de kwaliteit van het werk tot het succes van een campagne. Van prijs-waarde verhouding tot de relatie met de account manager. In de praktijk blijkt dat veel relaties stuklopen op problemen met de relatie, onderlinge communicatie en op organisatorisch vlak.

Frequentie
De frequentie voor evaluatie hangt af van de relatie. Is het een meerjaren relatie, dan dien je minimaal jaarlijks een bureau-evaluatie te doen. Bij grote campagnes is het raadzaam om naast een campagne-evaluatie ook een aantal zaken uit de bureau-evaluatie mee te nemen. Bij een bureau-evaluatie lijkt het alsof het initiatief bij de klant/opdrachtgever ligt, maar het kan net zo goed door een bureau zelf worden geïnitieerd.

Uitgangspunten bij een evaluatie
Een evaluatie is meer dan het afwerken van een vragenlijstje. Zowel het bureau als de opdrachtgever moeten bereid zijn kritisch naar elkaars functioneren te kijken. Eerlijkheid en openheid duren het langst. Daarnaast moet er kritisch worden gekeken naar wat het heeft opgeleverd. Voor een bureau is het goed te weten of een campagne meer omzet heeft opgeleverd bijvoorbeeld. Het beoordelen van de prijs-kwaliteitsverhouding is dan ook een belangrijke hierbij: heeft de opdrachtgever het idee waar voor zijn geld te krijgen. Last but not least is openheid betreft het functioneren van betrokken personen van belang. Daar hier vaak de basis ligt voor het uit elkaar gaan van partners, is het essentieel dit niet te vergeten.

De evaluatie
Onderstaande checklist is een basislijst die je zelf kunt aanpassen en aanvullen afhankelijk van de omstandigheden, grootte bureau etc. Het is een leidraad gebaseerd op de VEA-indeling van een gemiddeld communicatiebureau.

De verschillende items kun je scores geven middels een 5-puntsschaal:

• Nooit (0)
• Soms (1)
• Gemiddeld (2)
• Vaak (3)
• Altijd (4)

Tussen haakjes staan cijfers waarmee je op het einde een totaalscore kunt geven aan jouw bureau. Door het aantal items te vermenigvuldigen met 4 heb je de totaal te behalen score. Wil je het nog specifieker doen, dan kun je je per onderdeel/team hier ook nog gewicht aanhangen, door de score van het strategisch team 2 maal zo zwaar te berekenen bijvoorbeeld.

Zorg dat de evaluatie in ieder geval de volgende zaken bevat: bureau, klant/opdrachtgever, beoordelingsperiode, belangrijke campagnes en doelstellingen in de periode, wie evalueert + functie, datum en handtekening.

1. Effectiviteit van het strategische team
   • Het kunnen inleven in de situatie van de klant
   • Strategische kracht van de voorstellen van het bureau
   • Het hebben van marktkennis en doen aan -onderzoek
   • Het kunnen opstellen van een goede communicatiestrategie
     
2. Effectiviteit van het accountteam
   • Het bureau begrijpt en vertaalt de door de klant gegeven briefings goed
   • Het nemen van voldoende initiatief
   • Kostenefficiënt werken
   • Onderbouwing van aanbevelingen
   • Het bewaken van het budget
     
3. Effectiviteit van het creatieve team
   • Bureau heeft frisse ideeën
   • Het creatieve team weet reactie van klant op waarde te schatten
   • Het creatieve team houdt zich aan zijn afspraken
     
4. Effectiviteit van het mediateam
   • Het mediateam begrijpt de markt van de klant
   • Het mediateam signaleert ongevraagd nieuwe relevante ontwikkelingen
   • Mediaplannen zijn op basis van voldoende marktkennis
   • Mediaplannen voldoen aan de geformuleerde doelstelling
   • Het mediateam koopt mediaruimte tegen scherpe prijzen in zonder kwaliteitsverlies
   • De mediainkoopadministratie is duidelijk en verloopt goed
     
5. Effectiviteit van productie & traffic
   • Deadlines worden behaald door het bureau
   • Het bureau onderhandelt effectief voor een goede prijs-kwaliteitsverhouding
   • Het bureau is vakbekwaam en in staat productiekosten goed te beoordelen
   • Het bureau is kostenbewust, waardoor de uiteindelijke kosten niet afwijken van de begrote kosten
   • Het bureau maakt zich sterk voor een goed eindproduct

Door:

Naast bedenker en 'man achter' Communicatiecoach.com is de auteur initiatiefnemer van zustersites Amcinfo.nl, Communicatiestudent.nl
en Communicatieplan.net. Verder heeft hij zijn eigen (arbeidsmarkt)communicatiebureau Nr29 en is hij als adviseur arbeidsmarktcommunicatie verbonden aan de TU Delft. Hiervoor is hij jarenlang actief geweest in diverse functies op het gebied van marketing en communicatie bij IT en netwerkbedrijf BT.

Bronnen: MarketingDesk | VEA