Let op: deze checklist is niet dé checklist. Deze bestaat namelijk niet. Daarvoor verschillen organisaties en hun werkwijzen/situaties teveel van elkaar. Het is een checklist die je kunt aanpassen naar de eigen situatie door items toe te voegen of eraf te halen. Deze checklist wordt in de praktijk gebruikt bij een groot energieconcern.

Voorgeschiedenis/context

• Op welke afdeling(en) heeft het project betrekking?
• Speelt de Ondernemingsraad hierin een rol?
• Zijn er projecten gerelateerd aan dit project?
• Wat zijn de belangrijkste mijlpalen van het project?
• Welke schriftelijke achtergrondinformatie kan ik krijgen (planningen, projectplannen, presentaties, notulen van vaste vergaderingen e.d.)?
• Is er al een indicatie over het tijdspad van het project?
• Wie zijn concreet betrokken bij het project (projectleider, projectmedewerkers, programmamanagers) en vanuit welke afdeling (en)?
• Zijn er bijzondere problemen of achtergrondinformatie die van belang is bij de communicatie?
• Raakt dit project of de communicatie hierover ons ook aan externe kant? Dan moeten de volgende aspecten bekend zijn:
  • Welke partijen spelen een rol (bijvoorbeeld een leverancier of de overheid)?
  • Hoe beïnvloeden die partijen elkaar en ons?
  • Moeten of kunnen we hier actie op ondernemen om externe beeldvorming te beïnvloeden (pers, free publicity)?
  • Zit er een juridisch aspect aan?
  • Heeft dit invloed op ons corporate imago of kunnen we een positieve invloed hierop creëren?
• Is het zinnig om deel te nemen aan bepaalde vaste overlegsituaties (met name bij langlopende projecten)?

Communicatie

• Wat is er al aan communicatie gedaan en door wie? Wat was het resultaat?
• Wat is de boodschap die moet worden overgebracht?
• Aan wie moet die boodschap worden overgebracht?
• Zijn er nog andere doelgroepen die betrokken zijn?
• Is er al iets bekend over de houding van die doelgroep(en) ten opzichte van het project?
• Wat moeten de doelgroepen weten, vinden en kunnen aan het einde van het communicatietraject?
• Wie is het vaste aanspreekpunt over communicatie?
• Hoe vaak is er contact met dat aanspreekpunt?

Middelen

• Is er budget voor middelen?
• Worden er relatiegeschenken/gadgets overwogen? Dan moeten de volgende aspecten bekend zijn:
  • Wat is het budget hiervoor?
  • Wat is de oplage (hou rekening met nieuwe medewerkers!)?
  • Indicatie wat voor soort object (wat moet het doen/bereiken?)
  • Zit er bedrukking op?(hoeveel en welke kleuren)
  • Is er een gewenste deadline m.b.t. de levertijd?
  • Wie neemt het uiteindelijke besluit over uitvoering, kosten en aanschaf?
• Wordt het intranet als medium overwogen? Dan moeten de volgende aspecten bekend zijn: ·
  • In welk hoofd- en subonderdeel moet het komen (of een eigen?)?
  • Wie levert materialen aan, aan wie en wanneer?
  • Is er een relatie met andere intranetonderdelen?
  • Zijn er speciale wensen ten aanzien van de vormgeving?
  • Op welke termijn moet het intranetonderdeel operationeel zijn?
  • Hoe lang moet de informatie op intranet blijven staan?
  • Hoe vaak wordt de informatie worden onderhouden?
  • Wie is inhoudelijk verantwoordelijk voor de informatie?
• Word het personeelsblad overwogen? Dan moeten de volgende aspecten bekend zijn:
  • In welk(e) blad(en) komt het project aan bod, en verschilt de insteek per blad?
  • Met welke frequentie verschijnen er artikelen?
  • Wie bereidt de publicaties voor?
  • Wie moet ze goedkeuren?
  • Is er beeldmateriaal (foto's, illustraties) ter ondersteuning beschikbaar, of moet dat nog worden geproduceerd?
• Moet er iets worden vormgegeven? Dan moeten de volgende aspecten bekend zijn:
• Is er budget voor een drukgang, of om iets extern te laten vormgeven?
• Wat is het doel van het middel?
• Wie bepaalt de inhoud en vorm van het middel?
• Wie levert materialen aan, aan wie en wanneer?
• Op welke termijn moet het middel klaar zijn?
• Wie keurt het ontwerp goed?
• Is er beeldmateriaal (foto's, illustraties) ter ondersteuning beschikbaar, of moet dat nog worden geproduceerd?

Opzet communicatieplan

• Op welke termijn moet het communicatieplan klaar zijn?
• Wie moet het allemaal ontvangen, en wie keurt het communicatieplan goed?
• Wie is er eventueel beschikbaar om te ondersteunen bij de uitvoering ervan (secretaresse bijvoorbeeld)?

Deze checklist is gemaakt door Karen Conradi.