De checklist begint met een interne analyse. Hierdoor is een organisatie beter in staat om de problematiek op communicatief gebied te formuleren en de opdracht te omschrijven. In het tweede deel komen een aantal inhoudelijke punten aan bod, waarop het externe bureau wordt beoordeeld.

Deel 1: interne analyse

De volgende vragen dienen beantwoord te worden om een goed inzicht te krijgen op de interne situatie:

• Wat is in de organisatie de problematiek op organisatorisch en/of op communicatief gebied?
• Is intern de deskundigheid in eigen huis om de problematiek adequaat aan te pakken?
• Welke personen en/of afdelingen bepalen binnen de organisatie mede de keuze van het externe adviesbureau?
• Wat is het beschikbare budget?
• Wie gaat de bureaus selecteren, informeren en begeleiden vanuit de organisatie? Heeft deze hier voldoende tijd voor?
• Is de inschakeling van een extern bureau voor korte periode of langdurig?
• Gaat het om een probleem dat uitsluitend ligt op managementterrein of is het gecombineerd met communicatieve problematiek?
• Op welk deelgebied ligt het probleem (public relations, interne communicatie, marketingcommunicatie)? Welke publieksgroepen zijn hier bij betrokken?

Deel 2: externe analyse

Na de interne inventarisatie ga je een long list maken. Een lijst met minimaal 10 externe bureaus, die je nader gaat onderzoeken. De volgende vragen kunnen daarbij worden behandeld, maar zijn afhankelijk van de situatie in de eigen organisatie:

• Wat weet je over de bureaus die je eventueel wilt benaderen?
• Heb je een presentatie (brochure of anderszins) van het bureau?
• Heb je werk van het bureau gezien (Referenties of port folio)?
• Is het bureau thuis in de branche of sector waarin jouw organisatie actief is?
• Biedt het bureau voldoende deskundigheid op het probleem c.q.werkgebied?
• Kan het bureau omvangrijke opdrachten aan?
• Is het bureau voldoende creatief om problemen op een originele verfrissende manier te bekijken, analyseren en op te lossen?
• Kan het bureau u behulpzaam zijn bij het ontwikkelen van een markeling- of persbeleid, het uitvoeren of coördineren van (markt-/imago-/opinie-) onderzoeken?
• Is het bureau in staat communicatiescenario's op te stellen voor crisissituaties?
• Heeft het bureau ervaring met interne communicatie (personeelsbladen, huisorganen, intranetten, interne evenementen)?
• Heeft het bureau ervaring met evenementenbegeleiding (seminar, congres, beurs), d.m.v. publiciteit, voorlichting en sponsoring?
• Heeft het bureau kennis in huis voor het opzetten van een mediabeleid?
• Is het bureau in staat een huisstijl op te stellen en het bedrijf te begeleiden bij het ontwerp, de uitvoering en implementering?
• Heeft het bureau ervaring met de begeleiding van drukwerkproduktie?
• Heeft het bureau ervaring met de organisatie van beurzen en tentoonstellingen?
• Heeft het bureau internationale contacten (moeder- of zusterondernemingen)?
  

Waar vind je bureaus

Via de volgende links kom je op sites terecht waar je een overzicht vindt van bureaus:

• www.bureautribune.nl Overzicht van bureaus van vakblad Nieuwstribune
• pubsys.wknl.com/adfo Adformatie Dataline (gedeelte alleen voor abonnees)
• www.vea.nl Overzicht van erkende bureaus van de VEA
• www.pragma.nl Overzicht van middelgrote erkende bureaus
• www.vpra.nl Overzicht van pr-bureaus
• www.communicatie.com Overzicht van communicatiebureaus
• www.highprofile.nl Overzicht van evenementenbureaus