Het boek is ingedeeld in een vijftal fasen van een evenement: de opstart en kaderstelling, aanzet tot invulling van het programma, programmakeuze en definitieve invulling, de uitvoering en tenslotte de afwikkeling met evaluatie. Iedere fase bestaat uit een hoofdstuk en in het zesde hoofdstuk vind je een overzicht van handige adressen en websites.

Hoofdstuk 1 gaat over de opstart van het evenement als project, inclusief de inkadering. Zeker bij grotere evenementen is het belangrijk om tot een goede samenstelling van het team te komen. De doelstelling is vervolgens een belangrijk issue. Deze moet zo meetbaar mogelijk zijn, om achteraf te kunnen bepalen of het evenement succesvol was of niet. Na het vaststellen van de doelstelling dient de doelgroep te worden bepaald: wie wil je bereiken met het evenement.

Hoofdstuk 2 gaat verder over de aanzet tot invulling van het programma: wat zijn geschikte opties om het programma mee op te vullen. Allereerst komt het creatieve concept aan bod. Het gaat in op de valkuilen bij brainstormsessies, zeker bij grotere projectteams. Vervolgens wordt de informatie uit de kaderstelling (1e fase) met zaken als de tijdsduur, concurrentieanalyse, gewenste interactie en locatie-eisen. Door deze extra informatie krijgt het evenement als steeds meer vorm.

De datum/data van het evenement vormt de volgende beslissing. Dit hangt onder meer af van de doelgroep (met/zonder partner/kinderen bijvoorbeeld), reisafstand, seizoensinvloeden en andere evenementen (Champions League bijvoorbeeld). Vervolgens komt de belangrijke vraag naar voren of je moet uitbesteden of zelf doen. Het antwoord hierop hangt van veel zaken af. De aanwezige interne knowhow, tijd en kosten bijvoorbeeld. Ook kun je deeltaken uitbesteden, zoals catering en artiestenmanagement. De auteur geeft veel tips om tot de juiste keuze te komen door middel van het analyseren van leveranciers en offertes. Het hoofdstuk (en dus ook de fase) wordt afgesloten met de selectie en keuze van de locatie.

De derde fase gaat over de keuze van het programma en de definitieve invulling. Allereerst wordt het definitieve concept gekozen. Wanneer dit bekend is gaat het uitnodigingstraject van start. De auteur staat uitgebeid stil bij wat er bij uitnodigingen allemaal komt kijken, zoals het drukwerk en de registratie.

De inrichting en decoratie staan vervolgens op de agenda. Zaken als zaalopstellingen, decoratie, groenvoorzieningen en verlichting worden uit de doeken gedaan. Ook het culinaire gedeelte komt hier aan bod: wat eten en drinken we en welke cateraar gaat het doen. Entertainment kan vervolgens als hoofdact of als ondersteuning voor het evenement worden ingezet. Lenny Kaarsgaren behandelt de verschillende soorten van entertainment en gaat vervolgens ook in op audiovisuele techniek die benodigd is.

De uitvoeringsfase wordt in hoofdstuk 4 besproken. In deze fase worden geen nieuwe plannen gemaakt, tenzij er belangrijke zaken veranderen. Twee weken voor het evenement gaat het draaiboek in. Dit is een opsomming van activiteiten in chronologische volgorde. De auteur geeft veel voorbeelden van draaiboeken en checklists die je voor en tijdens het evenement kunt gebruiken.

De laatste fase is die van de afwikkeling en evaluatie. Denk aan afwikkeling aan zaken als het betalen van de facturen, versturen van bedankbrieven, ontwikkelen van foto's e.d. Evalueren doe je intern met het projectteam en met externe leveranciers. Door goed te evalueren bepaal je niet alleen het succes, maar ook de leerpunten voor volgende evenementen.

Zakelijke evenementen is een zeer praktisch handboek en naslagwerk voor zowel de onervaren als de ervaren organisator. Het boek behandelt uitgebeid alle aspecten van het organisatievak en is, last but not least, zeer leesbaar.

Dit boek (vernieuwde editie) kun je online bestellen op Managementboek.nl.

Door:

Martijn Hemminga is initiator en hoofdredacteur van Communicatiecoach.com en zustersite Amcinfo.nl, de site over arbeidsmarktcommunicatie. Verder heeft hij zijn eigen bureau Nr29 arbeidsmarktcommunicatiemanagement, dat zich richt op de strategie en organisatie van arbeidsmarktcommunicatie. Tenslotte is hij één van de initiatiefnemers van de AMC Academie, een organisatie die masterclasses aanbiedt op het gebied van recruitment en arbeidsmarktcommunicatie.