Beurs checklist

Deze checklist helpt je op weg om een deelname aan een beurs goed te organiseren. Je kunt bijvoorbeeld onderstaande punten gebruiken om een beursplan en tijdsplanning te maken. Ook kun je er budgetten en kosten aanhangen. Deze lijst is niet vaststaand. Iedere beurs is anders, net als ieder bedrijf. Pas het aan waar nodig is en breid het uit naar je eigen wensen.

Organisatie

• instellen projectgroep
• bepalen doelstellingen beursdeelname
• vaststellen relevante doelgroepen
• vaststellen te presenteren producten/diensten
• afsluiten verzekering
• opstellen draaiboek voor beursdagen
• opstellen begroting
• kostenbewaking
• regelmatige interne communicatie over stand van zaken
• samenstelling en interne distributie van perspublicatie
• analyse en evaluatie van beursdeelname
• follow-up beurscontacten

Exposure (Persactiviteiten)

• teksten ten behoeve van beurscatalogus
• aanleveren van informatie voor op de internetsite van de beurs of voor een beursbulletin
• persbericht over deelname met informatie over te tonen producten/diensten (referentieprojecten) en eventuele nevenactiviteiten tijdens de beurs ten behoeve van de vakpers (tenminste 6 weken voor beurs verzenden) uitnodiging voor een bezoek aan de stand, het bijwonen van nevenactiviteiten.
• persbericht over presentatie nieuw product of nieuwe dienst, uitkomsten van gehouden onderzoek of ander relevant nieuws (verzenden naar afdeling perszaken algemene media enkele dagen voor de beurs) · samenstellen van persmap met verzonden persberichten, documentatie, foto’s (voorraad persmappen neerleggen in de perskamer van het beurscomplex en beschikbaar houden in de stand voor bezoekende journalisten)
• registratie van journalisten die de stand bezoeken
• foto’s van speciale activiteiten met bijschrift neerleggen in de perskamer

Exposure (nevenactiviteiten)

• introduceren van een nieuw product / nieuwe dienst
• everen van sprekers voor, en aan de beurs gekoppelde seminars of lezingenprogramma (inlooptheater, op beursvloer)
• organiseren van een eigen seminar of lezing ( inlooptheaters, locatie binnen de Jaarbeurs)
• organiseren van speciale demonstraties
• het gericht uitnodigen (op bepaalde tijdstippen) van bepaalde relaties, beursdating ( 1 maand voor beurs operationeel)
• relatiegeschenken, weggeefartikelen, relatie-event
• beursinformatie op eigen website, link naar beurssite

Stand

• benodigde oppervlakte
• plaats van de stand op de beur
• definitieve inschrijving
• gewenste globale indeling (balie, bar, spreekruimte, documentatieruimte, zitjes, keuken)
• standontwerp (eenmalig gebruik of systeemwand)
• indienen standtekening bij organisatie
• huur promotionele middelen
• huur van voorzieningen, middels formulieren in handboek (elektra, telefoon, water etc.) inrichting (panelen, teksten, illustraties, lichtbakken, video, meubilair, stoffering, keukenapparatuur en demonstratiemateriaal,)
• decoratie (huisstijl, bloemen)
• apparatuur (fax, pc, modem)
• catering (extern of zelf doen)

Standbemanning

• keuze standmanager en overige medewerkers die op de beurs aanwezig zullen zijn
• reserveren hotelaccommodatie
• vaststellen of ook extern personeel moet worden ingehuurd
• opstellen roulatieschema
• regelen maaltijden
• voorbereiden bezoekersregistratie en vastleggen van gevoerde gesprekken
• instructie en training standbemanning
• regelmatig interne informatie en motivering medewerkers

Logistiek

• transport stand
• informeren standbouwer over logistieke aspecten bij de Jaarbeurs
• opbouwen afbraak stand
• verblijf en vervoer standbemanning
• aanvraag badges standbemanning
• transport apparatuur, documentatiemateriaal

Drukwerk

• inventarisatie bestaand documentatiemateriaal
• eventueel voorraad laten bijdrukken
• speciaal voor de beurs te ontwikkelen drukwerk
• uitnodigingsbeleid middels kaart/brief voor relaties
• advertenties voor beurscatalogus
• badges en visitekaartjes standbemanning
• documentatiemap/persmap